SOP Adalah (Standar Operasional Prosedur): Pengertian dan Manfaatnya

January 17, 2022
Info UMKM
4 menit

SOP adalah panduan kerja dalam sebuah perusahaan yang memudahkan pelaksanaan suatu tugas atau pekerjaan. Agar mudah dipahami, SOP harus jelas.


Dalam menjalankan kegiatan operasional, setiap perusahaan maupun organisasi biasanya memiliki SOP. SOP adalah singkatan dari Standard Operating Procedure. SOP merupakan suatu sistem atau prosedur yang dibuat untuk meningkatkan produktivitas sekaligus meminimalkan risiko kesalahan.

  1. Mengenal Definisi SOP

Untuk memahami fungsi dan manfaatnya, sejumlah ahli menjabarkan definisi SOP. Dicatat dalam buku berjudul Langkah-Langkah Praktis Membuat SOP (2015), Annie Sailendra mengungkap pengertian SOP adalah panduan yang dipakai untuk memastikan seluruh kegiatan operasional dalam perusahaan maupun organisasi berjalan lancar.

Definisi SOP juga disebutkan Moekijat dalam Administrasi Perkantoran (2008), yaitu urutan langkah-langkah atau pelaksanaan pekerjaan, hubungan dalam suatu pekerjaan, serta cara, waktu, tempat, dan orang yang melakukan pekerjaan.

Sementara itu, SOP menurut Tjipto Atmoko dalam Standar Operasional Prosedur (SOP) dan Akuntabilitas Kinerja (2012) adalah suatu pedoman atau acuan yang diperlukan untuk menjalankan pekerjaan sesuai fungsi serta merupakan alat penilaian kinerja dalam instansi pemerintah yaitu berdasarkan indikator-indikator teknis, administratif dan prosedural yang sesuai dengan tata kerja, prosedur dan sistem kerja pada unit terkait. 

  1. Peran SOP dalam Perusahaan atau Organisasi

Apa saja peran SOP dalam sebuah perusahaan atau organisasi? Berikut di antaranya:

  • Menjaga Kestabilan Operasional

SOP berperan menjaga tingkat kestabilan operasional dalam sebuah perusahaan. Hal ini terutama diperlukan dalam menjalankan sebuah pekerjaan yang sama terus-menerus. Dengan prosedur yang tetap, kegiatan tersebut menghasilkan output yang kurang lebih sama.

  • Dasar Hukum

Berkaitan dengan hak dan kewajiban, SOP juga berfungsi sebagai dasar hukum. Artinya, salah satu pihak yang tidak menjalankan ketentuan sesuai SOP akan memperoleh sanksi jika merugikan pihak lain. Adanya pedoman ini akan membantu menemukan penyebab masalah.

  • Rujukan Informasi

Fungsi SOP lainnya adalah rujukan informasi atas semua pola kegiatan dalam perusahaan. Anggota tim dapat mengetahui cara melakukan suatu tugas atau pekerjaan dengan mudah ketika membaca SOP yang telah dibuat sebelumnya.

  1. Tujuan Membuat Standard Operating Procedure (SOP)

Perusahaan wajib memiliki SOP dalam melakukan kegiatan operasionalnya. Tujuan SOP adalah:

  • Meminimalisir Kesalahan

Menjalankan SOP yang tertulis secara rinci bertujuan untuk mengurangi terjadinya risiko kesalahan dalam suatu kegiatan operasional. SOP yang berisi serangkaian instruksi ini akan membantu setiap anggota tim menjalankan tugasnya dengan baik. 

  • Memudahkan Adaptasi

Untuk menambah kapasitas produksi, perusahaan biasanya akan menambah karyawan atau anggota dalam suatu tim. Dengan SOP yang jelas, orang baru akan lebih mudah beradaptasi dengan lingkungan kerja. Ia dapat menjalankan tugasnya seperti karyawan lain tanpa butuh waktu terlalu lama.

  • Untuk Mencapai Target

Perusahaan pasti memiliki target pada jangka waktu tertentu. Untuk mencapainya, anggota tim harus melakukan kegiatan operasional dengan baik dan konsisten. Hal ini dimungkinkan jika anggota tim berpatokan pada SOP yang terbukti efektif dan efisien.

  1. Ketahui Manfaat Adanya SOP

Dengan memiliki SOP yang detail, ada sejumlah manfaat yang akan dirasakan oleh perusahaan, antara lain:

  • Nama Baik Terjaga

Output pekerjaan yang dilakukan dengan prosedur yang tetap akan berkualitas sama. Hal ini secara tidak langsung berperan menjaga kepercayaan klien, konsumen, atau pihak lain yang berinteraksi dengan perusahaan tersebut. Nama baik perusahaan pun tetap terjaga.

  • Anggota Tim Memiliki Pedoman Kerja

Bingung saat akan memulai pekerjaan? Hal tersebut tidak akan terjadi jika perusahaan memiliki pedoman yang jelas saat bekerja. Pedoman kerja terwujud dalam SOP yang menjelaskan tata cara melakukan sebuah tugas atau pekerjaan.

  • Pengawasan Lebih Mudah

Dengan adanya SOP, pemimpin atau pemilik usaha tidak lagi kesulitan memantau kinerja anggota tim di bawahnya. Anggota tim yang tidak menjalankan tugas dan pekerjaan sesuai SOP perlu diperhatikan atau diberi sanksi jika perlu.

  1. Cara Menyusun SOP dengan Benar

Untuk menyusun SOP dengan benar, ada beberapa langkah yang perlu dilakukan, yaitu:

  • Tentukan Tim Penyusun SOP

Tidak semua orang bisa menyusun SOP dalam sebuah organisasi atau perusahaan. Pembuatan dokumen ini harus melibatkan pihak-pihak yang mengenal organisasi atau perusahaan dengan baik.

  • Tentukan Sasaran Penerapan

Siapa yang akan menjalankan SOP juga harus jelas sejak awal. Dengan demikian, hasil penyusunan SOP akan memenuhi kebutuhan dalam organisasi atau perusahaan.

  • Buat SOP dengan Detail

SOP harus jelas dan mudah dimengerti oleh sasarannya. Dokumen ini harus dibuat dengan detail, memiliki urutan yang jelas, dan menggunakan bahasa yang sederhana. Akan lebih baik jika SOP dilengkapi gambar yang menarik secara visual.

  1. Hindari Hal Ini dalam Proses Membuat SOP

Saat membuat SOP, ada beberapa hal yang sebaiknya dihindari, yaitu:

  • Tanpa Reward dan Punishment

SOP yang dibuat tanpa reward dan punishment biasanya tidak berjalan dengan optimal. Sasaran SOP akan berpikir bahwa kegiatan yang tidak dijalankan berdasarkan SOP pun tidak akan berdampak apa pun terhadap dirinya.

  • Tanpa Menggali Informasi

SOP yang tidak dibuat berdasarkan fakta di lapangan akan rentan memicu masalah dalam pelaksanaannya. Anggota tim bisa saja mengalami kendala dalam pekerjaan karena SOP yang ditentukan justru lebih menghambat daripada memudahkannya.

  1. Tips Agar Karyawan Mengikuti SOP

Ada beberapa hal yang perlu diperhatikan agar karyawan dalam sebuah perusahaan mematuhi SOP yang ditetapkan, yaitu:

  • SOP perlu dilaksanakan secara konsisten
  • Semua pihak berkomitmen untuk menjalankan SOP yang telah dibuat
  • Ada perbaikan yang berkelanjutan sehingga SOP menjadi lebih efektif
  • SOP berstatus mengikat atau wajib dijalankan oleh karyawan
  1. Contoh SOP dalam Perusahaan

Dalam sebuah perusahaan, ada beragam hal yang harus dilakukan berdasarkan SOP agar kegiatan operasional berjalan lancar. Salah satu contoh SOP adalah tata cara mengajukan cuti kerja. Seorang karyawan biasanya harus mengantongi izin kepala divisi terlebih dahulu sebelum mengisi form cuti sebagai pemberitahuan kepada pihak HRD.

Sebelum memenuhi kewajibannya terhadap karyawan dalam hal pembayaran gaji, bagian keuangan dalam sebuah perusahaan biasanya terlebih dahulu mengecek absensi karyawan. Nah, untuk membantu menjalankan SOP tersebut, perusahaan dapat menginstal aplikasi Bukugaji, yang menawarkan fitur absensi, pembayaran gaji, dan penyampaian slip gaji. Praktis, bukan?

Related Posts