Sistem Penggajian Karyawan yang Efektif Tingkatkan Kinerja

October 9, 2021
Seputar HRD UMKM
6 menit

Penerapan sistem penggajian karyawan yang efektif mampu meningkatkan kinerja. Begini prosedur penggajian yang bisa Anda terapkan pada usaha Anda.

Dalam membayar upah pegawai, Anda perlu memperhitungkan banyak hal. Bayangkan jika tiap komponen sistem tidak tercatat baik, tidak terintegrasi, dan berantakan. Padahal, gaji merupakan hak dasar karyawan yang harus Anda penuhi. Oleh sebab itu, Anda perlu mencari tahu seperti apa sistem penggajian karyawan yang efektif untuk usaha Anda.

Peraturan Penggajian di Indonesia

Dua tangan memegang uang kertas dolar
Foto oleh Karolina Grabowska

Payung hukum penggajian di Indonesia mengacu pada PP No. 78 Tahun 2015 tentang Pengupahan. Beberapa poin penting yang perlu Anda ketahui sebagai pihak pemberi kerja adalah:

  1. Pasal 17 ayat 1, upah wajib dibayarkan kepada pekerja terkait.
  2. Pasal 17 ayat 2, pengusaha wajib menyampaikan bukti pembayaran upah yang mencantumkan rincian upah pekerja bersangkutan sesuai waktu pembayaran upah.
  3. Pasal 18, pengusaha harus membayarkan upah sesuai waktu yang telah disepakati antara pengusaha dan pekerja.
  4. Pasal 21, pembayaran upah menggunakan mata uang rupiah.

Faktor yang Mempengaruhi Besar Gaji Karyawan 

Tangan pria sedang menghitung uang
Foto oleh Karolina Grabowska

Menentukan besar gaji karyawan tidak bisa asal-asalan. Mengacu pada Pasal 2 ayat 1 Peraturan Menteri Ketenagakerjaan No. 1 Tahun 2017, ada lima faktor yang mempengaruhi besar kecilnya gaji karyawan.

Masa Kerja

Masa kerja berkaitan dengan pengalaman karyawan melaksanakan suatu pekerjaan pada jabatan tertentu. Makin lama pengalaman seseorang, makin tinggi pula nilai karyawan tersebut.

Golongan

Golongan jabatan adalah hasil pengelompokan sejumlah jabatan sesuai bobot kerja, tugas, dan tanggung jawab yang diemban. Golongan jabatan berpengaruh pada besar gaji dan fasilitas yang dinikmati karyawan.

Jabatan

Merujuk pada sekelompok tugas dan pekerjaan dengan risiko, tanggung jawab, dan tingkat kesulitan tertentu. Makin tinggi suatu jabatan, makin besar pula gaji yang diterima karyawan.

Pendidikan

Dalam menerima karyawan, pemilik bisnis biasanya memberlakukan tingkat pendidikan formal sebagai syarat menduduki suatu jabatan. Jenjang pendidikan formal tersebut berpengaruh pula pada besar gaji yang diterima. 

Kompetensi

Karyawan harus mempunyai kompetensi berupa pengetahuan, keterampilan, dan sikap kerja sesuai persyaratan suatu jabatan. Pemilik usaha bisa memberi gaji besar pada karyawan karena memiliki kompetensi yang dibutuhkan jabatan tertentu.

Contoh Sistem Penggajian Karyawan

Berikut beberapa tahapan penggajian yang lazim dipraktikkan: 

  1. Mengumpulkan data kehadiran yang sah dan memprosesnya untuk penggajian bulan berikut.
  2. Menghitung berapa besar PPh 21 yang akan dikenakan sesuai jabatan dan status pernikahan.
  3. Hasil rekapitulasi perhitungan pajak gaji sudah siap, kemudian bagian SDM menyusun contoh slip gaji berikut daftar gaji semua karyawan.
  4. Dokumen tersebut akan dievaluasi lebih dahulu oleh bagian keuangan.
  5. Jika sudah benar dan sesuai, bagian akuntansi akan menulis cek tunai sesuai besar gaji semua karyawan dan memberikan ke pimpinan.
  6. Cek tunai atau bilyet ditransfer ke bank mitra dan akan ditransfer ke rekening tiap karyawan pada tanggal yang telah disepakati.

Siapa Saja yang Terlibat dalam Manajemen Penggajian?

Seorang wanita menghitung uang
Foto oleh Karolina Grabowska

Berikut adalah beberapa pihak yang terlibat dalam proses pengupahan karyawan: 

Bagian SDM

Dalam manajemen penggajian, bagian SDM bertugas:

  1. Merekrut karyawan baru sesuai kebutuhan
  2. Menentukan jabatan
  3. Menetapkan besar gaji dan upah setiap karyawan
  4. Mengatur pemberian promosi, penurunan, pemberhentian, maupun mutasi jabatan
  5. Menghitung berapa besaran gaji dan tunjangan karyawan.

Bagian Keuangan

Semua data terkait penggajian karyawan akan disampaikan kepada bagian keuangan. Berdasarkan data tersebut, bagian keuangan akan memproses pembayaran gaji dan tunjangan sehingga karyawan dapat menerima haknya tepat waktu.

Bagian Akuntansi

Bagian akuntansi bertugas mengeksekusi pembayaran gaji sesuai prosedur yang digunakan. Misalnya, menuliskan cek tunai, meminta persetujuan pimpinan, dan memprosesnya ke bank mitra.

Setelah proses pembayaran gaji selesai, bagian akuntansi akan mencatat dan mendistribusikan biaya tenaga kerja dalam pembukuan. Dengan begitu, pihak manajemen dapat mengetahui bagaimana kondisi keuangan usaha setiap bulannya.

Data yang Dibutuhkan dalam Sistem Penggajian dan Pengupahan

Pertanyaan berikutnya, data apa saja yang dibutuhkan supaya pembayaran gaji karyawan dapat diproses tepat waktu setiap bulan? Ada dua jenis data, yaitu data konstan dan data variabel. Berikut penjelasan selengkapnya. 

Data Konstan 

Berupa data tetap, data konstan tidak berubah sehingga cukup dimasukkan satu kali di awal. Data ini dapat berubah jika karyawan sendiri yang mengajukan perubahan. Data konstan terdiri dari:

  1. Nama karyawan
  2. NPWP atau Nomor Pokok Wajib Pajak
  3. Jumlah gaji
  4. Status pernikahan serta jumlah tanggungan
  5. Jumlah penghasilan tidak kena pajak
  6. Iuran BPJS
  7. Divisi tempat karyawan bekerja.

Data Variabel

Sementara itu, data variabel akan berubah setiap periode pembayaran gaji. Data tidak tetap inilah yang harus dimasukkan dalam sistem penggajian pada tenggat waktu tertentu. Data variabel terdiri atas:

  1. Jumlah hari atau jam kerja
  2. Jumlah hari izin, sakit, atau cuti
  3. Hari libur bulan berjalan
  4. Besar penghasilan dan potongan pajak kumulatif.

Prosedur Sistem Penggajian yang Harus Ada

Buku, pena, kalkulator, koin, uang kertas di atas meja
Foto oleh Olia Danilevich

Selanjutnya, pemilik usaha perlu menetapkan prosedur sistem penggajian untuk memastikan proses pembayaran gaji berlangsung tepat waktu. Beberapa prosedur yang harus ada antara lain:

Prosedur Pencatatan Waktu Kehadiran 

Berfungsi mencatat waktu kehadiran karyawan dengan sistem presensi tertentu guna menentukan gaji yang didapat di akhir periode. Anda bisa memakai sistem absensi biometrik, absensi sidik jari, absensi dengan kartu, atau absensi online berbasis web dan aplikasi.

Prosedur Pencatatan Waktu Kerja

Rata-rata pelaku usaha konvensional menetapkan waktu kerja 8 jam. Jika waktu kerja karyawan kurang dari jumlah tersebut, akan ditandai pulang lebih cepat. Sebaliknya, jika melebihi waktu normal, maka akan dihitung lembur.

Prosedur Penyusunan Daftar Gaji

Prosedur ini disusun berdasarkan surat keputusan terkait pengangkatan karyawan baru, pemberhentian, kenaikan dan penurunan pangkat, daftar gaji bulan sebelumnya, serta daftar hadir pekerja di bulan berjalan.

Prosedur Distribusi Biaya Gaji

Distribusi gaji disalurkan pada masing-masing bagian yang merasakan manfaat tenaga karyawan. Fungsi prosedur ini adalah mengontrol biaya serta menghitung harga pokok produk.

Prosedur Pembayaran Gaji

Prosedur ini berkaitan dengan fungsi keuangan dan akuntansi, seperti telah dijelaskan singkat pada sistem penggajian di atas.

Aplikasi Payroll untuk Sistem Penggajian Karyawan yang Efektif

Gambar aplikasi Bukugaji
Foto dari bukugaji.com

Sistem penggajian di UMKM umumnya masih dilakukan manual atau dengan aplikasi dasar seperti Microsoft Excel. Namun, penggunaan aplikasi dasar itu kurang efektif dan efisien. Selain butuh waktu lama, risiko salah input akibat human error sulit dihindari. 

Kini makin banyak UMKM beralih ke aplikasi payroll yang telah terintegrasi dengan data kehadiran karyawan, seperti Bukugaji. Kehadiran aplikasi demikian dapat menghemat waktu pengerjaan urusan administrasi kepegawaian. Biasanya, aplikasi payroll sudah dilengkapi oleh fitur-fitur berikut.

  1. Manajemen jadwal kerja dan kehadiran karyawan
  2. Absensi mandiri karyawan lewat aplikasi
  3. Laporan absensi karyawan sesuai periode yang dibutuhkan
  4. Sistem perhitungan gaji, tunjangan, hingga pengurangan 
  5. Cetak slip gaji profesional
  6. Transfer gaji dalam satu kali klik
  7. Proses reimbursement yang sederhana.

Dengan fitur-fitur tersebut, Anda bisa melakukan manajemen penggajian karyawan dalam beberapa langkah saja. Tertarik mencoba Bukugaji sekarang? Yuk, coba Bukugaji secara gratis di sini!

Related Posts