Seputar Laporan Absensi Karyawan: Pengertian, Contoh dan Manfaatnya

October 13, 2021
Seputar HRD UMKM
5 menit

Apa itu absensi karyawan,bagaimana cara membuat dan apa saja manfaatnya untuk bisnis Anda? Simak ulasan lengkapnya berikut ini!

Bagi seorang pelaku usaha, mengatur absensi karyawan dengan sebaik-baiknya adalah hal terpenting. Dengan adanya absensi atau daftar kehadiran karyawan, Anda bisa memastikan semua pekerja memperoleh gaji sesuai porsi kehadirannya.

Banyak pemilik usaha menetapkan aturan pemotongan gaji jika ada karyawan yang absen tanpa alasan yang jelas. Adanya sistem absensi yang rapi dan teratur merupakan upaya untuk melatih kedisiplinan dan rasa tanggung jawab pekerja. Untuk lebih memahami tentang daftar absensi pegawai, simak selengkapnya dalam pembahasan berikut!

Pengertian Absensi Pegawai

Gambar 'absent' dan 'present' - Foto oleh Fathromi Ramdlon

Jika dilihat secara harfiah, arti absen adalah tidak hadir. Adapun pengertian absensi adalah istilah yang digunakan untuk menunjukkan proses pendataan kehadiran baik di sekolah maupun di tempat kerja. Secara singkat bisa diartikan bahwa absensi pegawai adalah data yang berisi data kehadiran karyawan di sebuah perusahaan dalam setiap hari kerja.

Data yang diperoleh dari sistem absensi ini mencakup jam kedatangan dan kepulangan pegawai yang ada. Dari absensi ini juga bisa diketahui penyebab ketidakhadiran seorang karyawan apakah dia sakit atau izin karena suatu keperluan. Adanya data ini akan memudahkan pemilik usaha dalam menghitung jumlah gaji yang diperoleh setiap pegawai.

Beberapa pemilik usaha yang sudah menerapkan sistem absensi canggih berbasis teknologi, jam lembur pegawai juga bisa secara otomatis terdata. Dengan begitu nilai uang lembur juga akan langsung masuk saat proses penghitungan gaji di akhir bulan.

Jenis Laporan Absensi

Seorang pria menulis menggunakan pena di atas kertas - Foto oleh Sozavisimost

Masing-masing perusahaan memiliki cara atau format yang berbeda-beda dalam mendata kehadiran karyawannya. Secara umum, ada 2 jenis laporan absensi yang digunakan oleh perusahaan-perusahaan di Indonesia yakni:

Laporan Kehadiran Manual

Seperti namanya, pendataan kehadiran karyawan dilakukan secara manual dengan memanfaatkan template atau rumus dari Microsoft Excel. Dengan cara manual ini pemilik usaha dapat mendata kehadiran termasuk izin, total jam kerja reguler dan lembur sampai penghitungan akhir saat penggajian.

Meskipun cara ini tergolong murah karena tidak membutuhkan anggaran khusus, data yang dihasilkan sangat riskan untuk mengalami kesalahan. Belum lagi kasus kecurangan seperti titip absen yang tentu akan menyulitkan untuk mendapat data sesuai dengan kondisi sebenarnya.

Laporan Kehadiran Online

Untuk proses pendataan yang lebih praktis dan mudah, saat ini Anda bisa menemukan banyak aplikasi absensi online. Aplikasi ini akan tidak hanya memudahkan Anda dalam mengelola absensi dan jadwal kerja, tapi juga memantau lembur, pinjaman dan kasbon karyawan.

Karena aplikasi harus terhubung dengan internet, kehadiran pegawai akan selalu terpantau secara online. Adanya waktu, tanggal, dan lokasi absen akan menghindarkan berbagai bentuk kecurangan seperti titip absen.

Contoh Daftar Kehadiran Karyawan Manual

Untuk cara manual, format absensi karyawan bisa dibuat dengan menggunakan Microsoft Excel. Anda bisa membuat satu sheet untuk setiap karyawan. Daftar kehadiran bisa dibuat secara mingguan, bulanan atau tahunan.

Untuk absensi bulanan atau tahunan, Anda tinggal menyesuaikan formatnya sesuai dengan kebutuhan. Jika cara manual dirasa menyulitkan, Anda bisa menggunakan aplikasi absensi dan payroll khusus seperti Bukugaji .

Manfaat Membuat Daftar Kehadiran Karyawan

Sekelompok orang bekerja di depan meja - Foto oleh StartupStockPhotos

Adanya laporan kehadiran karyawan tentu memiliki manfaat bagi pemilik usaha , pengelola maupun bagi karyawan itu sendiri. Adapun beberapa kegunaan daftar kehadiran ini antara lain adalah:

Memastikan Kegiatan Operasional Berjalan dengan Efektif dan Efisien

Adanya data lengkap terkait kehadiran memungkinkan Anda mengetahui jumlah pegawai yang masuk setiap harinya, berapa orang yang lembur dan pada hari apa karyawan cenderung terlambat atau tidak masuk kerja.

Dari data ini pihak manajemen perusahaan bisa melakukan penilaian apakah aktivitas operasional bisnis sudah berjalan optimal atau belum. Kalau memang ada hari atau masa tertentu yang ternyata kurang maksimal, bisa dilakukan evaluasi untuk dicari jalan keluarnya.

Mengetahui Tingkat Performa Pegawai

Salah satu cara untuk melihat apakah kinerja seorang karyawan itu baik atau tidak adalah dengan melihat tingkat kehadirannya. Adanya data absensi memungkinkan Anda sebagai pemilik usaha untuk melihat karyawan mana yang sering terlambat, kerap tidak hadir tanpa penjelasan, dan karyawan mana yang sering lembur dan disiplin.

Dari data ini, Anda bisa menyaring karyawan mana yang perlu dievaluasi atau bahkan diganti dan karyawan mana yang perlu diberi bonus atau reward. Mereka yang memiliki kinerja sangat baik sudah sewajarnya akan mendapatkan promosi jabatan yang lebih cepat dibanding karyawan yang performanya biasa saja.

Pendataan Gaji Karyawan Bisa Dilakukan dengan Akurat

Jika ada pegawai yang sering mangkir atau terlambat, mereka tentu tidak berhak dibayar dengan upah penuh. Sebaliknya, mereka yang disiplin dan sering lembur juga harus diberi kompensasi tambahan . Laporan absensi yang tidak teratur akan menyulitkan dalam penentuan jumlah gaji yang layak diterima oleh masing-masing karyawan. Selain merugikan pemilik usaha , hal semacam ini juga tentu akan merugikan karyawan yang memang berdedikasi tinggi.

Kelola Absensi dan Gaji Karyawan, Makin Praktis dengan Bukugaji

Gambar aplikasi bukugaji - Foto dari bukugaji.com

Di zaman yang serba cepat ini, proses pengelolaan absensi dan payroll tentu harus dilakukan dengan seefisien mungkin. Dengan begitu, Anda bisa fokus pada tugas lain yang jauh lebih penting seperti peningkatan kompetensi karyawan atau merencanakan pengembangan produk baru.

Dengan menggunakan Bukugaji , Anda bisa meminimalisasi proses manual dalam pengelolaan data absensi dan gaji pekerja. Dirancang khusus untuk para pelaku UMKM, Bukugaji merupakan aplikasi absensi dan payroll terbaik yang 100% mudah dijalankan secara digital cukup dari  ponsel Anda. Unduh Bukugaji sekarang juga di sini, gratis!

Related Posts