Seputar Jobdesk Karyawan yang Perlu Diketahui agar Makin Profesional

January 17, 2022
Info UMKM
4 menit

Pahami lebih jauh mengenai jobdesk karyawan dan cara membuatnya agar proses kerja bisa berjalan lebih profesional.

Dalam sebuah bisnis, semua karyawan memiliki tanggung jawab dan tugas yang berbeda-beda. Pembagian dan penyusunan tugas inilah yang dikenal dengan istilah jobdesc. Jobdesk sendiri merupakan singkatan dari job description atau deskripsi pekerjaan. Bagi Anda yang sudah pernah bekerja di sebuah perusahaan, istilah ini tentu tidak asing lagi.

Ketika sebuah perusahaan membuka lowongan, mereka biasanya menyertakan beragam persyaratan serta deskripsi tugas apa saja yang harus dikerjakan oleh pelamar ketika mereka diterima nantinya. Karena itulah, keberadaan deskripsi job sangat penting bagi sebuah bisnis. 

Pengertian Job Description Perusahaan

Job description merupakan dokumen yang disusun oleh perusahaan. Tujuan dari penyusunan dokumen ini adalah untuk memberikan gambaran kepada pelamar pekerjaan tentang garis besar tugas dan tanggung jawab dalam posisi yang mereka lamar.

Deskripsi tersebut biasanya dibuat oleh individu dalam organisasi yang bertanggung jawab untuk mengawasi proses seleksi karyawan baru. Ada juga perusahaan yang melakukannya dengan bantuan departemen SDM atau HRD atau perekrut eksternal, tergantung pada seberapa besar skala bisnis yang dijalankan.

Manfaat Penyusunan Job Description

Deskripsi pekerjaan merupakan elemen yang sangat penting dalam proses rekrutmen karyawan. Dengan informasi yang tepat, adanya deskripsi ini akan membantu pelamar untuk menentukan apakah posisi yang dibuka sesuai dengan keahlian mereka atau tidak. Karyawan juga bisa mempertimbangkan apakah pekerjaan yang ditawarkan memang sesuai dengan harapan mereka.

Dari perspektif perusahaan atau pemilik usaha, adanya deskripsi pekerjaan sangat penting untuk memastikan lamaran yang diterima memang sesuai dengan kebutuhan. Dengan begitu, proses seleksi tidak berlangsung berbelit-belit dan mereka bisa mendapatkan kandidat yang sesuai untuk posisi yang ditawarkan. Selain itu, ada beberapa manfaat lain yang bisa diperoleh, yakni:

  • Semua tanggung jawab karyawan bisa diselesaikan secara optimal.
  • Memberikan motivasi agar karyawan berkontribusi secara maksimal untuk perusahaan.
  • Membantu proses evaluasi untuk mengetahui kualitas sumber daya alam yang dimiliki oleh sebuah usaha.
  • Membantu mengalokasikan sumber daya manusia sesuai dengan kemampuan dan spesifikasi yang dimilikinya.
  • Membantu perusahaan merancang pelatihan yang sesuai untuk mengembangkan kompetensi karyawan.

Tujuan Penyusunan Deskripsi Pekerjaan

Selain memudahkan karyawan mengetahui tugas-tugasnya, adanya job description bertujuan untuk menghindari perbedaan pemahaman mengenai tanggung jawab masing-masing pekerja. Ini juga bisa menghindari pekerjaan rangkap yang dilakukan oleh satu karyawan yang sama.

Adanya job description memudahkan semua komponen dalam bisnis untuk mengetahui batasan kewajiban dan wewenang masing-masing, sesuai dengan porsi jabatannya. Dengan begitu, kegiatan operasional dapat berjalan maksimal sesuai dengan tujuan bisnis.

Cara Menyusun Deskripsi Pekerjaan yang Baik dan Efisien

Membuat deskripsi pekerjaan melibatkan serangkaian proses mulai dari mengumpulkan, membagi kategori hingga membuat dokumentasi terkait informasi yang berhubungan dengan posisi tertentu. Ada lima langkah penting yang harus diperhatikan dalam proses penyusunan deskripsi pekerjaan yang baik, yakni:

Mengumpulkan Data Pekerjaan yang Harus Dilakukan dalam Bisnis Anda

Untuk langkah awal, buatlah daftar pekerjaan harian yang dilakukan untuk kegiatan operasional perusahaan. Buat tabel berisi rincian kegiatan serta waktu penyelesaiannya. Selanjutnya, lakukan pengelompokan pekerjaan berdasarkan jangka waktu pengerjaan (termasuk jangka panjang atau pendek) lalu tentukan bagaimana cara penyelesaiannya, apakah bisa diselesaikan oleh individu atau harus dengan tim.

Buat Spesifikasi Masing-masing Pekerjaan Sesuai Jabatan yang Ada

Selanjutnya, buat daftar jabatan apa saja yang ada dalam usaha Anda, mulai dari manajemen tingkat atas, menengah, sampai bawah. Apabila semua data sudah terkumpul, uraikan masing-masing posisi dengan nama, jabatan hingga divisi dan syarat pekerjaannya.

Jangan lupa untuk menyederhanakan penjelasan tugas masing-masing jabatan agar proses kerja bisa lebih efektif dan tentu saja profesional. Misalnya saja Angga, menjabat sebagai admin. Tugasnya adalah mendata barang masuk dan barang yang keluar. Buat penjelasan tugas untuk semua posisi yang ada.

Susun Daftar Tanggung Jawab, Kewajiban dan Hak Semua Karyawan Berdasarkan Level

Baik usaha skala kecil, menengah maupun besar, posisi jabatan tentu dibagi berdasarkan level. Pada UMKM misalnya, level jabatan tertinggi ditempati oleh owner atau CEO. Selanjutnya, ada supervisor dan karyawan low management, tergantung jenis bisnis yang dijalankan. Kumpulkan masing-masing jabatan berdasarkan levelnya kemudian buat daftar tanggung jawab, kewajiban, serta hak masing-masing karyawan.

Diskusikan Job Description yang Sudah Disusun dengan Karyawan di Masing-masing Level

Setelah semua data terkumpul, Anda akan memperoleh rincian mengenai wewenang dan tugas secara ringkas. Selanjutnya, bicarakan hal ini dengan para pimpinan di setiap level manajemen. Jika ada masukan yang dirasa baik dan mewakili setiap manajemen, Anda tentu masih bisa mengubahnya. Tentu saja semua harus tetap sesuai dengan tujuan bisnis.

Sosialisasikan Jobdesc Kepada Pekerja

Jika para pimpinan sudah setuju, maka Anda bisa melakukan sosialisasi kepada pekerja. Pastikan mereka paham dengan tugas dan tanggung jawab mereka serta tahu cara menyelesaikannya. Agar lebih mudah, manfaatkan coaching dan counseling. Cara ini bisa mencegah karyawan untuk melakukan pelanggaran dan membantu mereka menyelesaikan tugas dengan lebih efisien.

Job description yang sudah disusun ini bisa Anda gunakan di masa depan jika Anda ingin membuka lowongan untuk posisi tertentu.

Perbedaan Job Description dengan Job Specification

© pexels.com

Selain jobdesc, dalam halaman lowongan pekerjaan biasanya perusahaan menyertakan job specification atau spesifikasi pekerjaan. Banyak orang yang menganggap bahwa keduanya adalah hal yang sama. Meski berkaitan satu sama lain, sebenarnya job description memiliki beberapa perbedaan dengan job specification.

Seperti yang sudah dijelaskan sebelumnya, job description memberikan gambaran umum tentang pekerjaan yang akan diisi oleh karyawan atau calon karyawan. Di dalamnya terdapat sejumlah detail termasuk tanggung jawab, hak, tugas, lokasi penempatan, dan lain sebagainya.

Sementara itu, job specification menjelaskan tentang persyaratan atau kualifikasi yang dibutuhkan oleh seseorang untuk bisa melaksanakan tugas yang tertera dalam job description. Persyaratan atau spesifikasi yang diminta bisa berupa tingkat pendidikan, skill yang wajib dimiliki, hingga pengalaman kerja. Perusahaan boleh menuliskan syarat yang lebih rinci dan khusus dalam job specification yang mereka buat.

Contoh Job Description

Misalnya saja Anda ingin membuka lowongan untuk posisi kasir di toko Anda. Maka dalam job description, Anda bisa memberikan rincian tugas antara lain:

  • Melayani transaksi konsumen
  • Memberikan informasi yang diperlukan oleh konsumen
  • Melakukan packaging atau pengemasan barang
  • Mencatat dan memeriksa data penjualan
  • Memeriksa daftar harga dan stok barang
  • Membuat laporan penjualan.

Rincian di atas masih bisa ditambah atau dikurangi, tetapi tentu saja tetap harus dalam koridor tugas yang seharusnya dilakukan oleh seorang tenaga kasir.

Selain job description, hal yang tidak kalah penting bagi sebuah usaha adalah sistem penggajian atau payroll. Agar proses bisnis bisa berjalan dengan optimal dan efisien, kelola gaji dan absensi karyawan Anda dengan menggunakan Bukugaji. Dengan sistem kerja yang lebih simpel, Anda bisa menyusun rencana lain yang lebih penting untuk kemajuan bisnis.

Related Posts