Pengertian, Jenis, Regulasi dan Cara Membuat Shift Kerja Karyawan 

January 17, 2022
Info UMKM
4 menit

Tiap perusahaan dan instansi mempunyai kebutuhan masing-masing. Beberapa di antaranya pun perlu menerapkan sistem shift kerja agar operasional terjaga baik.


Tidak semua perusahaan menerapkan jam kerja mulai pukul 8 pagi hingga 5 sore (termasuk satu jam istirahat di dalamnya). Beberapa jenis pekerjaan nyatanya memerlukan jam kerja yang berbeda atau yang lebih sering disebut dengan sistem shift. Tentunya, pembagian shift kerja tetapi dilakukan sesuai undang-undang yang berlaku.

Apa Itu Shift Kerja?

Arti shift kerja secara sederhana adalah pergeseran (jadwal) kerja dari “waktu normal”. Dalam konteks ini, karyawan yang menjalani sistem shift bisa saja bekerja dari sore hingga dini hari. Umumnya, sebuah perusahaan akan memberlakukan hingga tiga shift dalam satu hari, yakni pagi, siang, dan malam (masing-masing memiliki durasi 8 jam kerja).

Ketentuan Shift Kerja Menurut Undang-Undang

Kendati begitu, tidak semua perusahaan bisa menerapkan sistem kerja shift. Hal ini telah diatur oleh pemerintah melalui Keputusan Kementerian Ketenagakerjaan No. 233 Tahun 2003 tentang Jenis dan Sifat Pekerjaan yang Dijalankan Secara Terus-Menerus. 

Aturan tersebut menjelaskan bahwa penerapan sistem kerja shift dijalankan berdasarkan kesepakatan perusahaan dan karyawannya .Secara lebih rinci, Pasal 4 KEP.233 /MEN/2003 menyebutkan bidang pekerjaan apa saja yang dapat menerapkan sistem shift.

Di sisi lain, Undang-Undang No. 13 Tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan pun mengatur pembagian shift kerja. Hal ini tertuang dalam Pasal 77 sampai dengan 85. Adapun beberapa poin-poin umum dan penting dalam ketentuan tersebut antara lain sebagai berikut.

  • Jam kerja yang memberlakukan tiga shift, jumlah jam kerja maksimal tiap shift adalah 8 jam per hari (termasuk jam istirahat).
  • Jumlah jam kerja selama seminggu (akumulatif) adalah 40 jam.
  • Jika seorang karyawan bekerja melebihi batasan tersebut, maka harus sepengetahuan dan surat perintah tertulis dari perusahaan dan dihitung sebagai lembur.

Ketentuan Shift Kerja bagi Karyawan Perempuan

UU Ketenagakerjaan juga secara khusus mengatur tentang shift kerja bagi karyawan perempuan. 

  • Karyawan maupun perempuan yang berusia kurang dari 18 tahun maupun yang sedang hamil dilarang dipekerjakan antara pukul 23.00 sampai 07.00.
  • Perusahaan wajib menyediakan layanan (angkutan) antar jemput bagi karyawan perempuan, baik berangkat maupun pulang, jika menjalani shift pukul 23.00 hingga 05.00.

Macam-Macam Shift Kerja

Sistem shift yang dilakukan oleh satu perusahaan dengan perusahaan lainnya berbeda-beda. Melansir kutipan Sri Ramayuli dari William, berikut adalah dua macam shift dalam kerja.

  • Perpindahan Permanen

Perpindahan permanen dalam shift kerja artinya seorang karyawan bekerja dengan shift yang sama setiap hari. Jika A telah bersepakat untuk menjalani shift malam, maka dia akan terus bekerja pada shift tersebut sampai ditentukan kesepakatan berikutnya.

  • Pergeseran Rotasi

Sistem atau pergeseran sistem rotasi berarti seorang karyawan akan bekerja dengan shift yang berbeda-beda. A bisa saja mendapat shift malam hari ini, tetapi besok akan ganti shift kerja menjadi siang. Sebagai catatan, sistem shift yang dilakukan selama 24/7 memerlukan empat tim kerja.

Pembagian Waktu Kerja Sistem Shift

© pexels.com

Tiap perusahaan mempunyai pertimbangannya masing-masing dalam merumuskan jadwal shift kerja bagi karyawannya. Pembagian jadwal ini pun tidak sebatas pagi-malam saja, tetapi juga dapat berupa shift panjang maupun flexible time.

  • Shift Pagi-Siang

Shift ini bisa dibilang sebagai shift paling normal karena memiliki jam kerja yang relatif sama dengan mayoritas pekerjaan (nine to five) dan relatif sesuai dengan ritme sirkadian tubuh.

  • Shift Malam

Shift malam biasanya berlaku pukul 20.00 sampai 03.00 atau 23.00 sampai 07.00. Layanan ini banyak diterapkan pada instansi pelayanan 24 jam seperti call center, polisi, rumah sakit, dan sebagainya.

  • Shift Panjang

Shift panjang tidak sama dengan double shift atau lembut insidental. Jenis shift ini adalah kerja rutin yang mencakup 10 jam kerja dan 1 jam istirahat. 

  • Flexible Time

Sistem ini makin banyak diadopsi terutama pada perusahaan yang lebih modern untuk memenuhi kebutuhan work-life balance. Karyawan diberi kebebasan untuk menentukan sendiri jam kerjanya asal sesuai dengan total jam kerja maksimal mingguan.

Efek Psikososial

Salah satu hal yang perlu diperhatikan dalam dunia kerja terutama bagi karyawan yang menjalani sistem shift adalah efek psikososial. Seperti namanya, efek psikososial adalah efek pada aspek psikis dan sosial seseorang.

Salah satu contoh efek psikososial dalam shift kerja adalah berkurangnya waktu bersama keluarga, diri sendiri (untuk melakukan hal-hal yang dibutuhkan atau disukai), teman, maupun lingkungan masyarakat lainnya.

Efek ini cenderung dialami oleh mereka yang bekerja pada shift malam. Pasalnya, interaksi sosial lebih banyak terjadi di waktu pagi-sore, sedangkan di jam tersebut, karyawan justru perlu beristirahat untuk melanjutkan tugasnya di malam hari.

Rostering Shift Kerja 

Rostering alias pengaturan atau pembagian jadwal shift kerja dapat dilakukan menggunakan tiga metode berikut.

  • 3 Grup 2 Shift

Satu minggu kerja terdiri dari 3 grup, 2 shift, dan dua hari libur.

  • 3 Grup 3 Shift

Durasi kerja jadwal ini lebih sedikit, tetapi jam kerja lebih panjang (misal: 7 jam kerja pada Senin-Jumat + 5 jam pada Sabtu).

  • 4 Grup 3 Shift

Karyawan bekerja lima hari dalam seminggu dengan durasi tujuh jam kerja + 1 jam istirahat dan jatah libur 2 hari saat pergantian shift ketiga dan pertama.

Membuat Jadwal Shift Kerja di Excel

Cara manual yang mudah membuat jadwal shift adalah menggunakan Excel. Seperti contoh adalah 3 shift oleh 5 karyawan dengan perhitungan 5 hari kerja dan 2 hari minggu. Maka:

  • Buat data:

1 untuk shift pertama

2 untuk shift kedua

3 untuk shift ketiga

L untuk libur

  • Isi kolom A sampai G dengan jadwal shift yang sudah ditentukan di poin sebelumnya.
  • Hitung total jumlah shift dengan formula berikut:

Pada sel H5 =COUNTIF(A5;G5;1)
Pada sel I5 =COUNTIF(A5;G5;2)

Pada sel J5 =COUNTIF(A5;G5;3)

  • Hitung total jumlah hari libur dengan formula berikut:

Pada sel K5 =COUNTIF((A5;G5;”L)

  • Hitung (untuk memastikan) bahwa jumlah jam kerja tiap karyawan adalah 40 dengan formula berikut:

Pada L5 =(H5*7)+(I5*7)+(J*7)+5

Rumus membuat shift kerja karyawan menggunakan Excel tidaklah sulit, tetapi pengerjaannya dapat menghabiskan waktu cukup lama. Beruntungnya, kini ada aplikasi Bukugaji yang bisa membantu manajemen jam kerja, presensi, hingga payroll karyawan jadi jauh lebih mudah. 

Yuk, coba aplikasi pengelola karyawan #1 di Indonesia ini sekarang juga!

Related Posts