Payroll adalah Sistem Penggajian Karyawan, Ini Proses dan Manfaatnya

October 10, 2021
Seputar HRD UMKM
5 menit

Payroll adalah sistem penggajian karyawan yang biasa diterapkan oleh pemilik usaha. Simak seperti apa proses penghitungan, manfaat, dan cara menjalankan payroll.

Pernah mendengar apa itu payroll? Secara sederhana, payroll adalah sistem pembayaran gaji yang digunakan pelaku usaha. Sebagai pemilik UMKM, Anda perlu mencari tahu contoh payroll gaji yang efektif. 

Harus diakui, mengurus dan menghitung payroll dapat memakan waktu lama. Ada yang menghabiskan waktu 3 jam, ada juga yang membutuhkan waktu hingga 2 minggu. Namun, lama tidaknya waktu penghitungan payroll justru bergantung pada sistem yang Anda terapkan. 

Mari simak apa itu payroll, proses penghitungan, manfaat, dan cara menjalankannya pada ulasan berikut.

Apa Itu Payroll?

Menghitung dengan kalkulator ponsel
Foto oleh Karolina Grabowska

Payroll merujuk pada suatu sistem pembayaran upah yang digunakan pengusaha kepada karyawan dalam periode waktu tertentu, mulai dari perhitungan komponen terkait gaji sampai pembayaran gaji sesuai tanggal yang telah ditetapkan. 

Berbeda dengan penghitungan gaji secara manual, sistem payroll memanfaatkan teknologi untuk menghitung semua gaji karyawan secara otomatis. Jadi, perhitungan gaji yang akurat sudah bisa didapat tanpa menghabiskan waktu lama. 

Anda pun bisa memberikan detail komponen gaji yang diterima karyawan. Contoh, selain gaji pokok, karyawan tahu bahwa ia juga mendapat uang makan, tunjangan transportasi, BPJS, dan potongan pajak. 

Manfaat Menggunakan Payroll

Laptop, ponsel, kertas, pena, uang kertas di atas meja
Foto oleh Tima Miroshnichenko

Bagi pemilik usaha maupun karyawan, penggunaan payroll menawarkan sejumlah manfaat: 

Mendapat Laporan Gaji Bulanan

Dengan penerapan sistem payroll, karyawan akan memperoleh laporan gaji bulanan secara rinci. Misalnya, berapa besar potongan iuran BPJS, persentase potongan pajak, dan total gaji bersih yang diterima bulan tersebut. Karyawan juga menerima slip gaji yang memuat semua perincian tersebut, baik melalui email, Whatsapp, maupun bentuk fisik.

Menghitung Besaran Potongan dan Jumlah Gaji

Sistem payroll akan mempermudah penghitungan gaji berikut potongan gaji yang dibebankan. Anda cukup memasukkan jumlah gaji kotor. Secara otomatis, sistem payroll akan membuat perhitungan potongan gaji sesuai pengaturan, seperti pajak, asuransi, BPJS, dan cicilan pinjaman.

Bahkan, beberapa sistem payroll juga memiliki fitur reimbursement karyawan. Anda bisa menghitung pengeluaran karyawan yang perlu diganti. Misalnya, pengobatan yang tidak ditanggung BPJS atau asuransi. 

Menyiapkan Formulir Pajak

Mengurus formulir pajak itu merepotkan, apalagi jika Anda harus melakukannya untuk banyak karyawan. Berkat sistem payroll, begitu data penggajian masuk, secara otomatis sistem akan membuat formulir pajak untuk dicetak atau dikirimkan kepada pihak yang berkepentingan. 

Meringankan Beban Kerja Pengelolaan SDM

Penggunaan payroll jelas meringankan beban kerja terkait pengelolaan karyawan. Mereka cukup memastikan semua data yang masuk sudah benar sesuai kenyataan di lapangan. Misalnya, saat ada karyawan cuti dua hari, payroll otomatis menghitung jumlah potongan gaji bulan itu. Bagian SDM tinggal mencocokkan dengan dokumen pendukung, misalnya surat pengajuan cuti. 

Menyesuaikan dengan Kebutuhan Usaha 

Sistem payroll tidak hanya menguntungkan perusahaan besar, tetapi juga pemilik UMKM seperti Anda. Beberapa aplikasi payroll dapat dipersonalisasi sesuai kebutuhan pengguna. Anda cukup mengaktifkan fitur-fitur mana saja yang akan lebih sering digunakan dan mengintegrasikannya dengan sistem absensi, penjadwalan, dan perizinan.

Proses Payroll

Pria bekerja dengan laptop dan ponsel di atas meja
Foto oleh Tima Miroshnichenko

Penetapan gaji pokok dilakukan sesuai masa kerja, golongan, jabatan, pendidikan, dan kompetensi. Jumlah gaji pokok cenderung tetap, kecuali karyawan menerima promosi jabatan atau kenaikan golongan. 

Sementara itu, komponen gaji seperti potongan dan tunjangan dapat berubah setiap bulan. Inilah yang membuat proses penghitungan payroll cukup panjang dan rumit, terutama jika Anda masih menggunakan cara manual. 

Proses perhitungan komponen gaji dilakukan dalam beberapa tahapan berikut.

Rekap Data Kehadiran Karyawan

Ada komponen gaji yang dibayar sesuai kehadiran, misalnya uang makan dan tunjangan transportasi. Maka, langkah pertama yang harus dilakukan SDM adalah melakukan rekapitulasi data kehadiran karyawan, yaitu jumlah kehadiran, sakit, cuti, izin, dan absen. 

Perhitungan Insentif, Lembur, dan Bonus

Mencapai target bulanan, melakukan pekerjaan lembur, atau mendapat insentif tentu akan menambah take home pay karyawan. Pencatatan ini juga harus dimasukkan dalam payroll dan disesuaikan dengan data kehadiran untuk menghitung berapa jumlah gaji yang diterima karyawan.

Proses Hitung Gaji, BPJS, dan PPh 21

Begitu semua data terkait penggajian lengkap, Anda bisa memulai proses penghitungan gaji. Pada tahapan ini, pemilihan aplikasi memainkan peranan penting. Jika masih memakai aplikasi dasar seperti Excel, lakukan dengan cermat dan hati-hati supaya menekan risiko salah input data. 

Ini menjelaskan mengapa proses hitung gaji, BPJS, dan PPh 21 akan lebih mudah dilakukan dengan aplikasi payroll. Dengan aplikasi tersebut, Anda bukan hanya memiliki laporan gaji bulanan masing-masing karyawan, tetapi lengkap dengan slip gaji, laporan pajak, serta BPJS karyawan yang tersedia secara otomatis oleh sistem.

Pembayaran Gaji

Setelah penghitungan dilakukan, Anda harus mengatur kapan tanggal pembayaran gaji setiap bulan. Pelaku UMKM maupun usaha skala besar  biasanya mulai membayar karyawan mulai tanggal 23 hingga 27 setiap bulan. Anda dapat mengatur proses payroll lebih cepat dan tepat waktu dengan aplikasi payroll yang telah terintegrasi payroll bank. Cukup satu kali klik, semua pembayaran langsung dieksekusi dan masuk ke rekening karyawan. 

Waktu Tepat untuk Pengiriman Gaji dengan Payroll

Seorang pria menghitung uang di belakang meja
Foto oleh Tima Miroshnichenko

Sebagai informasi, pengiriman gaji kepada karyawan tidak diatur secara spesifik dalam UU Ketenagakerjaan terbaru. Artinya, Anda bebas membayar gaji kapan saja sesuai kesepakatan kerja dengan karyawan, seperti tertuang pada Pasal 18 Ayat 1 PP No. 78 Tahun 2015 tentang Pengupahan.

Rata-rata pelaku usaha di Indonesia membayarkan gaji karyawan pada tanggal 23 sampai 27. Mayoritas pemilik usaha memilih tanggal 25. Adapun ketentuan khusus terkait tanggal penggajian yang perlu Anda tahu adalah:

Waktu Tanggal Penggajian

Waktu tanggal penggajian berlaku untuk periode satu bulan pada gaji bulanan. Sementara itu, gaji harian harus dibayarkan pada hari Sabtu pekan tersebut sesuai peraturan yang tercantum pada Pasal 19. 

Jika Waktu Penggajian Jatuh pada Hari Libur

Pada pasal 18 Ayat 2 dijelaskan perusahaan bisa memilih tiga opsi terkait waktu penggajian yang jatuh pada hari libur.

  1. Membayar gaji maju satu hari sebelum hari libur
  2. Membayar gaji mundur satu hari setelah hari libur
  3. Membayar gaji pada hari terdekat dengan waktu penggajian. 

Pembayaran Gaji Tidak Boleh Dicicil

Seperti tertera pada Pasal 20, Anda harus membayarkan gaji karyawan secara penuh pada setiap periode kerja dan tepat pada waktu penggajian. Artinya, pembayaran gaji tidak boleh dicicil sama sekali.

Lebih Mudah dengan Aplikasi Payroll

Ulasan tentang apa itu payroll di atas sudah cukup menjelaskan pengertian, manfaat, dan proses sistem penggajian. Dengan sistem yang kompleks, sebaiknya Anda menggunakan aplikasi payroll untuk mengelola gaji karyawan secara efektif dan efisien.

Coba gunakan Bukugaji, aplikasi payroll yang terintegrasi dengan data kehadiran karyawan. Bukugaji mampu menghasilkan perhitungan gaji karyawan secara otomatis dengan hasil akurat. Dengan Bukugaji, manajemen penggajian karyawan lebih mudah ditangani, hemat waktu, dan praktis.

Tunggu apa lagi, ayo, coba BukuGaji gratis di sini!

Related Posts