Menghitung Gaji Karyawan Secara Mudah Dengan Microsoft Excel

November 26, 2021
Info UMKM
4 menit

Cara menghitung gaji karyawan tidaklah sulit. Dengan menggunakan Aplikasi Microsoft Excel, proses perhitungannya bisa berlangsung otomatis, lho.

Menghitung gaji karyawan adalah aktivitas rutin yang dilakukan oleh setiap pelaku usaha. Cara perhitungan yang digunakan cukup beragam. Ada pemilik usaha yang menggunakan program menghitung gaji karyawan secara berbayar. Namun, tahukah Anda kalau ada pula pilihan untuk melakukan kalkulasi gaji para karyawan cukup dengan menggunakan aplikasi Microsoft Excel? 

Penggunaan aplikasi Microsoft Excel bisa jadi alternatif ketika Anda belum memiliki aplikasi khusus yang menyediakan solusi cara menghitung gaji karyawan harian, mingguan, ataupun bulanan. Kalaupun Anda tidak mempunyai Microsoft Excel, ada pula pilihan memanfaatkan aplikasi serupa seperti Google Sheet, Libre Office, dan semacamnya. 

Komponen yang Perlu Diperhatikan saat Menghitung Gaji Karyawan

© Marco Verch Professional Photographer

Sebelum mempraktikkan cara menghitung gaji karyawan bulanan dengan Excel, Anda perlu terlebih dahulu mengetahui komponen yang perlu diperhatikan. Terdapat lima komponen yang umumnya digunakan dalam proses perhitungan gaji, yaitu:

Gaji Pokok

Komponen yang pertama adalah upah atau gaji pokok. Nominalnya kerap disesuaikan dengan jabatan yang dimiliki. Karyawan dengan jabatan tinggi bakal memperoleh upah pokok lebih besar. Hal itu selaras dengan tanggung jawab yang mereka emban. 

Tunjangan

Ada pula komponen berupa tunjangan. Perusahaan biasanya memberikan tunjangan dalam dua jenis, yaitu tunjangan tetap dan tunjangan tidak tetap. Contoh komponen yang termasuk dalam komponen ini di antaranya adalah tunjangan perjalanan, tunjangan jabatan, tunjangan kesehatan, dan lain-lain. 

Potongan

Perusahaan juga perlu memasukkan komponen potongan dalam cara menghitung gaji karyawan di Excel. Ada berbagai potongan yang perlu Anda cermati, di antaranya adalah PPh 21, BPJS Kesehatan, BPJS Ketenagakerjaan, dan semacamnya. 

Upah Lembur

Ketika menghitung gaji karyawan dengan Excel, jangan melupakan komponen upah lembur. Komponen ini perlu Anda masukkan ketika karyawan bekerja melebihi waktu kerja yang telah ditetapkan. Besarannya disesuaikan dengan kebijakan perusahaan. 

Bonus

Komponen terakhir adalah bonus. Pemberian bonus dilakukan sewaktu-waktu oleh perusahaan. Contoh bonus di antaranya adalah bonus performa, tunjangan hari raya, bonus tahunan, dan lain-lain. 

Cara Menghitung Gaji Karyawan Menggunakan Microsoft Excel

© id.wikipedia.org

Cara menghitung gaji karyawan usaha kecil menggunakan Microsoft Excel relatif mudah. Anda bisa mengikuti tahapannya sebagai berikut: 

Jabatan & Gaji

Langkah pertama menghitung gaji karyawan Excel adalah dengan membuat sheet yang berisi jabatan serta gaji. Di situ, Anda dapat menggunakan data gaji per hari sesuai dengan jabatan karyawan. 

Data Karyawan, Jabatan, dan Gaji

Kalau berkas jabatan dan gaji sudah ada, langkah berikutnya adalah membuat sheet yang isinya adalah sheet Karyawan, Jabatan, dan Gaji. Di situ, Anda bisa memasukkan berbagai data pribadi, seperti NIK, nama karyawan, jabatan, nomor telepon, serta data lain sesuai dengan kebutuhan perusahaan. 

Kolom gaji per hari bisa Anda buat dengan mengambil data dari sheet Jabatan & Gaji memanfaatkan rumus Vlookup. Format rumusnya: = VLOOKUP(D4;'Jabatan & Gaji'!$B$4:$C$12;2;False). Untuk menghindari munculnya pesan error, Anda bisa menambahkan If Error, sehingga rumusnya adalah sebagai berikut: =IFERROR(VLOOKUP(D4;’Jabatan dan Gaji’!$B$4:$C$12;2;FALSE);"").

Absensi Karyawan

Berikutnya, buat sheet Absensi Karyawan. Sheet ini berguna sebagai data ketika ada karyawan yang tak masuk kerja. Di sini, Anda bisa memasukkan keterangan yang menjadi alasan karyawan tidak masuk, seperti sakit, izin, cuti, atau tidak ada keterangan. 

Di halaman ini juga, Anda dapat menggunakan beberapa kolom seperti NIK, nama karyawan, tanggal tidak masuk kerja, serta keterangan. Nama karyawan bisa Anda masukkan secara otomatis menggunakan rumus Vlookup sebagai berikut: =IFERROR(VLOOKUP(B4;’Data Karyawan, Jabatan, dan Gaji’!$B$4:$E$19;2;FALSE);"").

Untuk data keterangan, Anda bisa menggunakan Data Validation. Caranya, Anda perlu memilih cell yang ingin digunakan. Setelah itu, Anda perlu memilih menu Data > Data Validation. Selanjutnya, pilih Allow: list dan pada bagian Source, Anda bisa memasukkan data sesuai kebutuhan. Dalam hal ini, masukkan Sakit;Izin;Cuti;Tanpa Keterangan. 

Gaji

Tahap selanjutnya dalam menghitung gaji karyawan adalah membuat sheet gaji. Sheet ini berguna sebagai halaman perhitungan otomatis gaji bersih per bulan setiap karyawan. Perhitungannya dapat Anda lakukan dengan mengalikan gaji dengan jumlah hari kerja. Selain itu, Anda juga perlu menambahkan komponen lain seperti bonus, potongan, atau tunjangan. 

Pada halaman ini, ada beberapa bagian yang perlu Anda perhatikan, yaitu: 

  • Periode gaji. Anda perlu memasukkan tanggal awal bulan sampai dengan akhir bulan. Pastikan penulisannya tepat sesuai dengan bulannya. Kalau tidak, hasil perhitungan akan muncul pesan error. 
  • NIK. Anda dapat memasukkan data NIK berdasarkan pada sheet Data Karyawan dan Gaji menggunakan rumus "=". Contohnya, ='Data Karyawan, Jabatan, dan Gaji'!B4. 
  • Nama Karyawan. Untuk bagian ini, Anda bisa menggunakan rumus =IFERROR(VLOOKUP(B6;’Data Karyawan, Jabatan, dan Gaji’!B4:E19;2;FALSE);"")
  • Jabatan. Data jabatan bisa pula Anda dapatkan dari sheet Data Karyawan, Jabatan, dan Gaji. Rumusnya, =IFERROR(VLOOKUP(B6;’Data Karyawan, Jabatan, dan Gaji’!B4:E19;2;FALSE);"")
  • Hari normal. Perhitungannya bisa Anda lakukan dengan menggunakan rumus NETWORKDAYS.INTL. Rumusnya adalah sebagai berikut: =IF(B6=0;” “;NETWORKDAYS.INTL($C$3;$E$3;11;$H$28:$H$31))
  • Absensi. Anda perlu pula memperhitungkan absensi karyawan. Cara menghitung gaji karyawan berdasarkan absensinya bisa Anda lakukan dengan memakai Countif. Rumusnya adalah sebagai berikut: =COUNTIF(‘Absen Kerja’!B4:B31;'Gaji'!B6)
  • Total Hari Kerja. Data ini merupakan hasil pengurangan antara Hari Normal dengan Absensi. Rumusnya, =IFERROR(E6-F6;"")
  • Gaji per Hari. Anda bisa memperoleh data gaji per hari dengan mengacu pada sheet Jabatan & Gaji. Rumusnya, =IFERROR(VLOOKUP(D6;’Jabatan & Gaji’!$B$4:$C$12;2;FALSE); "") 
  • Gaji Bersih. Terakhir, Anda perlu menghitung gaji bersih menggunakan rumus sebagai berikut: =IFERROR(((G6*H6)+I6-J6); "")

Format rumus di atas merupakan cara menghitung gaji karyawan harian. Anda perlu menggunakan rumus yang berbeda ketika ingin mencari tahu cara menghitung gaji karyawan berdasarkan omset.

Pakai Aplikasi Bukugaji, Lebih Mudah dan Praktis Dibandingkan Hitung Gaji Pakai Excel

Menghitung gaji karyawan di Excel memang menawarkan solusi yang tepat bagi para pelaku usaha kecil. Hanya saja, format perhitungan menggunakan rumus yang cukup rumit, apalagi kalau Anda tidak terbiasa menggunakan rumus Excel. 

Kabar baiknya, saat ini ada solusi lebih praktis dibandingkan menghitung gaji karyawan di excel. Caranya, Anda bisa menggunakan aplikasi Bukugaji yang dapat Anda download secara gratis. 

Bukugaji merupakan program menghitung gaji karyawan praktis yang bisa Anda jalankan di smartphone. Tak sekadar menghitung gaji. Bukugaji juga memiliki banyak fitur lainnya, seperti absensi online, cetak slip gaji, dan lain sebagainya. 

Yuk, segera download dan instal aplikasi Bukugaji!

Related Posts