Kelebihan dan Kekurangan Payroll untuk Kelola Gaji Karyawan

November 23, 2021
Seputar HRD UMKM
5 menit

Seiring dengan perkembangan  teknologi, beragam proses bisnis bisa dilakukan dengan cara yang lebih efisien. Marketing yang dijalankan secara online, layanan pesan antar yang makin mudah, hingga proses penggajian karyawan dengan menggunakan sistem payroll.

Adanya payroll sebagai sistem penggajian kekinian memudahkan pelaku usaha dalam mengelola gaji karyawan. Bagi pelaku UMKM khususnya, sistem payroll jelas menghemat pengeluaran karena praktis dan lebih murah dibanding menggunakan tenaga kerja khusus untuk pengelolaan upah pekerja. Simak ulasan selengkapnya berikut ini mengenai kelebihan dan kekurangan penggajian menggunakan sistem payroll.

Pengertian Payroll

Dilansir dari Investopedia, payroll atau sistem penggajian adalah kompensasi yang harus dibayarkan oleh sebuah bisnis kepada karyawannya dalam periode atau waktu tertentu. Payroll biasanya dikelola oleh bagian finance atau HR. Sementara itu, pemilik usaha kecil seperti UMKM biasanya melakukan pengelolaan payroll sendiri.

Payroll bisa juga merujuk pada daftar karyawan perusahaan dan jumlah kompensasi yang harus dibayarkan kepada setiap karyawan. Payroll adalah pengeluaran utama bagi sebagian bisnis dan hampir selalu bisa dikurangkan dari pendapatan kotor perusahaan yang akan mengurangi pendapatan kena pajak.

Saat ini, sistem payroll makin mudah dijalankan dengan menggunakan aplikasi. Aplikasi payroll memungkinkan pemilik bisnis melakukan perhitungan gaji secara cepat, akurat, bahkan otomatis. Sebanyak 74% perusahaan di dunia telah menggunakannya.

Hal-hal yang Harus Dipertimbangkan Terkait Payroll

Pemberian gaji kepada karyawan memiliki aturan yang ditetapkan oleh pihak yang berwenang. Di Indonesia, aturan mengenai upah dibuat Kementerian Ketenagakerjaan. Selain memperhatikan soal aturan, pemilik usaha juga harus menghitung gaji berdasarkan jumlah kehadiran, potongan, dan cuti masing-masing karyawan. Bagi para pemilik bisnis, ada beberapa hal yang perlu dipertimbangkan terkait payroll:

Perhatikan Hak Pegawai

Beberapa hak pegawai yang wajib diketahui dan dimasukkan ke dalam gaji adalah upah sesuai UMR, tunjangan hari raya, jaminan sosial, sampai upah di masa cuti kehamilan. 

Bonus

Selain upah pokok, karyawan berhak mendapatkan bonus jika kinerja mereka melampaui ekspektasi perusahaan. Bonus bisa diberikan dengan berbagai penilaian seperti target penjualan atau kerajinan dan dedikasi.

Pajak

Perusahaan di Indonesia wajib membayar pajak baik pajak bulanan maupun tahunan. Setiap pajak memiliki aturan berbeda dan wajib dilaporkan agar perusahaan tidak kena sanksi. Karyawan yang gajinya sudah melampaui PTKP juga harus membayar pajak dan besaran pajaknya akan dimasukkan ke dalam payroll.

Cuti

Cuti merupakan hak yang harus diberikan oleh perusahaan kepada masing-masing karyawan. Meski karyawan tidak masuk karena cuti, perusahaan tetap harus membayarkan gaji mereka.

Kelebihan Payroll

Semua sistem dan teknologi yang kita gunakan memiliki sejumlah kekurangan dan kelebihan. Ada beberapa kelebihan sistem payroll yang bisa Anda pertimbangkan antara lain:

Perhitungan Gaji yang Cepat

Memproses gaji dengan cara manual, lewat Microsoft Excel misalnya, memakan waktu cukup banyak. Bagi para pelaku UMKM yang memiliki sumber daya terbatas, ini sangat merepotkan dan memakan biaya. Penggunaan aplikasi payroll akan menghemat waktu sehingga Anda bisa memaksimalkan proses kerja pada hal-hal yang lebih penting bagi bisnis.

Akurat dan Praktis

Aplikasi payroll bekerja dengan cara yang canggih dan otomatis. Berapa pun jumlah karyawan yang Anda punya, input data gaji dan semua komponennya bisa dilakukan dengan cepat dan akurat. Kesalahan yang mungkin terjadi karena human error juga dapat diminimalisasi.

©freepik.com

Kekurangan Payroll

Selain beragam kelebihan, sistem payroll juga masih memiliki beberapa kekurangan. Berbagai kekurangan aplikasi atau software payroll antara lain adalah:

Kerahasiaan Perusahaan Mungkin Akan Terganggu

Ketika Anda menggunakan layanan aplikasi payroll, Anda membagikan data terkait perusahaan lewat input informasi gaji yang dimasukkan. Informasi ini bisa saja berakhir di tangan orang yang salah dan membahayakan perusahaan maupun karyawan. Karena itu, pastikan Anda hanya menggunakan layanan aplikasi payroll yang tepercaya.

Kemungkinan Error Tetap Ada

Meski dengan menggunakan payroll Anda bisa mengurangi risiko human error, penggunaan aplikasi juga tidak sepenuhnya aman. Meski memudahkan, teknologi juga bisa mengalami kesalahan sistem. Anda harus melakukan pemeliharaan atau maintenance secara berkala agar aplikasi atau perangkat lunak bisa berjalan sesuai fungsinya. Penting untuk memastikan aplikasi payroll yang Anda gunakan, memiliki support system yang handal dan mudah dijangkau.

Butuh Biaya Lebih Besar

Bagi sebagian bisnis, membayar tenaga kerja khusus untuk mengelola payroll bisa jadi lebih murah ketimbang membeli software sendiri. Alih-alih berhemat, kondisi ini malah bisa membuat pengeluaran perusahaan membengkak. Karena itu, kebanyakan yang menggunakan aplikasi payroll adalah perusahaan besar. Lalu, bagaimana dengan pengusaha kecil?

Pelaku UMKM bisa memanfaatkan aplikasi payroll yang tidak berbayar alias gratis. Aplikasi Bukugaji adalah opsi terbaik yang bisa Anda temukan saat ini. Selain tidak berbayar, penggunaannya juga sangat mudah.

Kerugian Sistem Penggajian Tanpa Payroll

Saat ini, masih banyak pelaku UMKM yang masih mengandalkan sistem penggajian manual. Padahal, dengan menggunakan payroll, semuanya bisa dilakukan dengan lebih mudah. Ada beberapa kerugian yang mungkin Anda hadapi jika menggunakan sistem penggajian tanpa payroll.

Gaji Karyawan Akan Terlambat dan Melewati Periode yang Seharusnya

Karena cara kerja yang otomatis, proses perhitungan gaji karyawan bisa dilakukan dengan lebih cepat. Tentunya ini akan membuat proses penggajian karyawan bisa berjalan tepat waktu. Ingat, tidak ada karyawan yang suka bekerja pada pemilik usaha yang kerap telat membayar gaji.

Sistem payroll yang buruk membuat pelaku usaha kelimpungan dalam mengelola data, mulai dari absen dan lembur. Adanya sistem payroll yang aman dan tepercaya memungkinkan pemilik bisnis memberikan upah kepada karyawan sebelum periode kerja tertentu berlalu.

Meminimalisasi Selisih Perhitungan Gaji

Perhitungan dengan cara manual berisiko lebih besar mengalami kesalahan karena human error. Jika ada selisih gaji dari jumlah yang seharusnya, maka akan ada pihak yang dirugikan. Hindari kerugian semacam ini dengan menggunakan sistem payroll yang lebih akurat.

Keuntungan Sistem Penggajian dengan Menggunakan Payroll Bukugaji

Perhitungan gaji adalah hal yang harus dilakukan dengan penuh kehati-hatian. Buruknya sistem penggajian akan merugikan perusahaan maupun karyawan. Bukugaji, sebagai aplikasi payroll, hadir untuk memudahkan para pemilik bisnis terutama UMKM.

Terlepas dari berbagai kelebihan dan kekurangan aplikasi payroll, Bukugaji siap menjadi mitra para pemilik usaha untuk mengatur gaji dan absensi karyawan dengan cara yang lebih mudah dan praktis. Unduh aplikasinya di sini sekarang juga. Gratis!



Related Posts