Cara Menghitung Persentase dan Rekapitulasi Kehadiran Karyawan

November 23, 2021
Seputar HRD UMKM
6 menit

Tahukah Anda mengapa cara menghitung persentase kehadiran karyawan perlu dilakukan secara cermat dan penuh kehati-hatian? Pasalnya, persentase kehadiran karyawan memengaruhi operasional perusahaan. Apabila jumlah ketidakhadiran karyawan tinggi, hal ini akan berdampak langsung pada produktivitas perusahaan. Untuk mengantisipasi permasalahan seputar daftar kehadiran karyawan, Anda perlu memahami cara menghitung persentase kehadiran pegawai.


Pengertian Persentase Kehadiran Karyawan

Persentase kehadiran merupakan rasio kedatangan karyawan untuk melaksanakan kewajibannya selama periode tertentu. Periode yang digunakan sesuai kebijakan perusahaan, mulai mingguan, bulanan, kuartal, hingga tahunan. Tingkat kehadiran karyawan memengaruhi jumlah upah yang dibayar perusahaan. Meskipun demikian, setiap perusahaan memberikan kebijakan bagi karyawan untuk mengajukan cuti tahunan atau cuti hamil dan hal mendesak, seperti sakit, anggota keluarga meninggal, atau lainnya.

Mengapa Persentase Kehadiran Karyawan Itu Penting? Ini Alasannya!

Mengingat kehadiran karyawan penting untuk melancarkan operasional perusahaan, ketidakhadiran karyawan dapat mengakibatkan produktivitas menurun. Jika terdapat karyawan yang mangkir tanpa alasan jelas, maka perusahaan berhak menjatuhi sanksi berupa peringatan hingga potong gaji. Agar produktivitas perusahaan tetap stabil diperlukan aplikasi pendukung untuk memantau persentase kehadiran karyawan sehingga akan membuat sistem penggajian menjadi lebih akurat.

Mudah! Begini Rumus Manual Menghitung Persentase Kehadiran Karyawan  

Sebenarnya, cara menghitung absensi karyawan tergolong mudah. Gunakan rumus absensi total hari kerja dibagi total hari kerja dikali 100. Perlu diingat bahwa yang dimaksud hari kerja adalah hari ketika karyawan bekerja di luar hari libur nasional, akhir pekan, dan cuti. Untuk mengetahui persentase kehadiran karyawan, Anda bisa menghubungi bagian personalia perusahaan yang bertanggung jawab atas data tersebut. Berbekal form kehadiran karyawan, Anda bisa menghitung jumlah hari kerja karyawan dalam periode tertentu.

Merujuk UU Ketenagakerjaan, jumlah jam kerja karyawan perusahaan dalam setahun adalah 52 minggu x 40 jam = 2.080. Perusahaan yang menerapkan lima hari kerja memiliki hari aktif 52 minggu x 5 = 260 hari kerja, sedangkan perusahaan yang menerapkan enam hari kerja memiliki hari aktif 52 minggu x 6 = 312 hari.

©freepik.com

Contoh Sederhana Perhitungan Persentase Kehadiran Karyawan Menggunakan Rumus

Agar lebih paham, simak contoh kasus dan cara menghitung persentase absensi karyawan dengan excel maupun manual berikut ini.

Contoh: Akasa merupakan karyawan perusahaan tekstil yang sering absen tanpa alasan jelas. Perusahaan tempatnya bekerja akan menghitung persentase kehadiran karyawan dalam periode tahunan untuk menghitung bonus kerja tahunan. Di tahun 2019, Akasa absen selama 14 hari, sedangkan jumlah hari kerja aktif periode tahun 2021 adalah 260 hari. Berapa persentase kehadiran Akasa?

Persentase kehadiran = (Total hari absen : Total hari kerja aktif) x 100

= (14 hari : 260 hari) x 100

= 0.053 x 100

= 5.3%

Jadi, persentase kehadiran Akasa selama setahun adalah 100% – 5.3% = 94.7%.

Bagaimana cara menghitung absensi karyawan per bulan? Caranya membagi hari kerja aktif dalam setahun dengan jumlah bulan selama setahun. Adapun pengaplikasian cara menghitung absensi di excel dan manual sebagai berikut:

  • Perusahaan Dengan 5 Hari Kerja

 Hari kerja aktif sebulan = Hari kerja aktif setahun : Jumlah bulan selama setahun

= 260 : 12

= 22 hari

  • Perusahaan Dengan 6 Hari Kerja

 Hari kerja aktif sebulan = Hari kerja aktif setahun : Jumlah bulan selama setahun

= 312 : 12

= 26 hari

Aplikasi Bukugaji Mengoptimalisasi Manajemen Kehadiran Karyawan 

Mengelola kehadiran karyawan tidak sesimpel yang terlihat. Terutama bagi perusahaan yang tidak memiliki staf HRD. Perusahaan yang memiliki tim HRD juga tak lepas dari risiko salah input data absensi karyawan. Untuk meminimalisasi hal ini, gunakan aplikasi Bukugaji yang akan membantu Anda mengelola sistem penggajian maupun absensi karyawan dengan praktis dan akurat. Cukup menggunakan aplikasi Bukugaji, Anda tak perlu cemas mengenai manajemen SDM.

Persentase Ketidakhadiran Karyawan Tinggi? Ini Penyebabnya!

Setiap karyawan memiliki karakter dan etos kerja berbeda. Ada karyawan yang memiliki antusiasme dan semangat tinggi, ada juga yang biasa aja atau justru kurang bersemangat. Alhasil, Anda akan menemukan beragam tipe karyawan dalam perusahaan. Apabila terdapat karyawan yang sering absen dengan berbagai alasan, carilah informasi mengenai penyebabnya lebih dulu sebelum memberikan sanksi atau keputusan lain.

Adapun beberapa penyebab ketidakhadiran karyawan, di antaranya:

  • Sering beralasan sakit, padahal merupakan korban pelecehan, penghinaan, penindasan, atau diganggu rekan kerja.
  • Merasa kelelahan hingga hilangnya motivasi bekerja akibat tekanan kerja berlebih atau kurangnya penghargaan atas kerja kerasnya selama ini. 
  • Mengurus orang tua atau anak yang sedang sakit.
  • Mengalami tekanan mental akibat lingkungan kerja yang tak nyaman dan beban kerja terlalu tinggi.
  • Karyawan tidak memiliki ikatan emosional dengan perusahaan maupun pekerjaannya hingga kehilangan motivasi kerja.
  • Karyawan mengalami sakit yang dibuktikan dengan keterangan dokter.
  • Mencari pekerjaan baru di perusahaan lain.

Ketidakhadiran Karyawan Merugikan Perusahaan 

Ketidakhadiran, pulang lebih awal, datang terlambat, dan istirahat lebih lama merupakan tindakan mencuri waktu kerja yang memengaruhi produktivitas serta semangat. Hal ini sangat merugikan karena perusahaan menanggung beban biaya tidak langsung, meliputi:

  • Gaji karyawan
  • Biaya pengganti pekerja 
  • Uang lembur
  • Biaya administrasi pengelolaan ketidakhadiran

Selain itu, perusahaan juga berpotensi mengalami penurunan kualitas produk atau layanan akibat kekurangan tenaga kerja. Ketidakhadiran dalam jangka waktu lama juga menyebabkan perusahaan harus membayar karyawan pengganti dengan upah lebih besar daripada karyawan tetap. Apabila karyawan pengganti kurang terlatih, risiko kecelakaan saat bekerja makin tinggi. 

Untuk menghindari biaya tidak langsung tersebut, lakukan pemantauan ketidakhadiran karyawan menggunakan aplikasi Bukugaji. Berbekal aplikasi berbasis Android ini, Anda tak perlu repot menggunaka cara menghitung absensi karyawan manual. Bukugaji akan membantu Anda menyederhanakan seluruh pekerjaan terkait absensi karyawan dan penggajian. Melalui aplikasi Bukugaji, Anda akan memperoleh informasi terkini mengenai ketidakhadiran karyawan beserta alasannya. Kini, Anda tak perlu pusing mencari cara menghitung absensi karyawan dengan excel. Yuk, install aplikasi Bukugaji!



Related Posts