Cara Membuat Program Kerja Perusahaan Agar Bisnis Makin Efisien

January 17, 2022
Info UMKM
4 menit

Program kerja sangat penting dalam mendukung kelancaran produktivitas perusahaan. Simak penjelasan lebih lanjut mengenai program kerja berikut ini!

Perusahaan maupun organisasi berjalan dengan berbagai tujuan tertentu. Tujuan-tujuan ini biasanya terangkum dalam bentuk program kerja. Adanya program kerja akan menjadi ‘peta’ untuk mengarahkan ke mana perusahaan berjalan agar bisa mencapai target yang diinginkan.

Program kerja dirancang sebagai bentuk dari detail langkah-langkah yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan. Nantinya, hasil dari program tersebut harus dapat diukur sehingga diketahui tingkat keberhasilannya. Jika hasil evaluasi menunjukkan kegagalan pada program kerja, maka perusahaan harus melakukan revisi untuk menemukan letak kesalahannya. Kesalahan-kesalahan inilah yang harus diperbaiki dalam program kerja periode berikutnya.

Apa Itu Program Kerja?

Bisnis baik skala kecil, menengah maupun skala besar tidak akan berhasil jika tidak memiliki program kerja. Program kerja adalah rencana aktivitas dalam sebuah bisnis yang dibuat dan disepakati bersama untuk dilaksanakan dalam periode waktu tertentu. Anda bisa membuatnya dalam bentuk proker jangka pendek, jangka menengah, dan jangka panjang.

Sebagai elemen terpenting bagi sebuah bisnis, proker membantu semua komponen dalam perusahaan untuk melaksanakan tugas sebagai secara terstruktur. Dengan begitu, tujuan perusahaan atau organisasi bisa tercapai dengan baik. Proker juga merupakan tolok ukur berhasil atau tidaknya sebuah bisnis mencapai targetnya.

Mengapa Membuat Program Kerja Itu Penting?

Adanya perencanaan dalam bentuk proker akan memudahkan perusahaan dalam menjalankan sebuah proyek. Selain menerangkan tentang detail pekerjaan, prioritas, dan deadline (tenggat waktu), Anda juga harus membuat rencana pencegahan seandainya terjadi ketidakseragaman dalam proses kerja. Selain itu, adanya proker akan memberikan beragam hal positif antara lain:

  • Produktivitas dan efisiensi kerja karyawan akan meningkat
  • Memudahkan masing-masing komponen perusahaan untuk membuat skala prioritas, baik itu untuk tujuan pribadi maupun bisnis
  • Menurunkan tingkat stres karena proses kerja lebih terarah.

Secara singkat, adanya proker akan membuat alur kerja menjadi lebih jelas. Ini tentu saja akan memberikan keuntungan kepada Anda sebagai pemilik bisnis.

Tujuan dan Fungsi Program Kerja

Proker dibuat dengan beberapa tujuan dan fungsi antara lain:

  • Memudahkan perusahaan dalam mencapai visi dan misi yang sudah ditetapkan
  • Memberikan solusi untuk semua masalah yang akan dihadapi oleh perusahaan, baik masalah internal maupun eksternal
  • Membantu semua orang dalam perusahaan atau bisnis untuk bekerja secara terstruktur dan sistematis.

Jenis-jenis Program Kerja

Ada beberapa jenis proker yang umum digunakan oleh pemilik bisnis di Indonesia. Program-program tersebut antara lain adalah:

  1. Strategis

Proker yang bersifat strategis dibuat untuk mencapai tujuan jangka panjang organisasi atau perusahaan. Karena berdasarkan rencana jangka panjang, hasilnya baru bisa dievaluasi atau dilihat dalam beberapa waktu ke depan.

  1. Taktis

Berlawanan dengan proker strategis, program perusahaan yang bersifat taktis dibuat untuk periode kerja jangka pendek. Banyak perusahaan menggunakannya sebagai dasar untuk menyelesaikan proyek-proyek yang dibutuhkan.

  1. Jangka Pendek

Dibuat dalam bentuk mingguan, bulanan hingga per tiga bulan, proker jangka pendek dibuat dengan membagi tugas semua komponen bisnis secara jelas berdasarkan periode waktunya.

  1. Tetap

Disebut juga sebagai standing plan, proker tetap dibuat untuk mengatasi masalah berulang yang dihadapi oleh perusahaan. Biasanya program ini disebut dengan SOP atau Standar Operasional Prosedur.

  1. Kontingensi

Program yang bersifat kontingensi dibuat untuk membantu bisnis menghadapi hal-hal tak terduga. Misalnya saja, cara perusahaan dalam menghadapi wabah, bencana alam, dan lain sebagainya.

Tips Menyusun Rencana Program Kerja yang Efektif

Lantas, bagaimana cara menyusun program kerja yang efektif? Ada beberapa langkah yang dapat Anda lakukan antara lain:

  • Tetapkan tujuan. Ketahui apa yang ingin Anda capai dengan program tersebut, dengan begitu, Anda akan lebih mudah menyusunnya.
  • Tetapkan tolok ukur. Misalnya Anda ingin meluncurkan produk baru, tentukan berapa jumlah penjualan target yang jadi tolok ukur bahwa produk baru itu sukses.
  • Tentukan deadline. Berapa lama batasan untuk masing-masing tugas juga harus ditentukan. Adanya deadline atau tenggat waktu akan memudahkan karyawan memprioritaskan tugas.
  • Laksanakan program bersama-sama dengan penuh komitmen.
  • Tentukan anggaran. Buat rincian berapa biaya yang transparan untuk masing-masing program yang dibuat. Pastikan semua dibuat terperinci sesuai dengan kebutuhan.

Cara Memantau Program Kerja

© pexels.com

Dalam pelaksanaannya, semua program yang dibuat oleh perusahaan harus dipantau dan dievaluasi pada akhir periodenya. Proses pemantauan dilakukan dengan mengumpulkan data secara rutin dan berkesinambungan. Tujuannya adalah untuk memastikan apakah program sudah berjalan sesuai dengan langkah-langkah yang tertulis dalam rencana.

Pemantauan juga diperlukan untuk membantu anggota tim yang mengalami masalah dalam pelaksanaan program. Dengan begitu, program yang dijalankan bisa terselesaikan dengan lebih efisien. Selanjutnya, pada akhir periode program, dilakukan evaluasi atau penilaian untuk mengukur tingkat keberhasilan program yang sudah dibuat. Adapun langkah-langkahnya adalah:

  • Menentukan komponen apa saja yang akan dinilai. Ini tergantung pada jenis proyek yang diselesaikan. Jika proyeknya adalah produk baru, Anda harus menentukan angka penjualan dan indikator lainnya yang bisa digunakan untuk mengukur keberhasilan proyek tersebut.
  • Mendesain instrumen untuk mengumpulkan data. Dokumen apa saja yang akan dipakai? Bagaimana cara Anda memperoleh data? Semuanya direncanakan dengan baik dalam tahapan ini.
  • Mengumpulkan data dan melakukan analisis
  • Melaksanakan tindak lanjut. Jika hasil dari program yang dibuat sudah mencapai target yang diharapkan, artinya Anda berhasil. Jika tidak, maka Anda dan tim harus mencari tahu apa saja yang menjadi penyebab kegagalan program tersebut kemudian mencari jalan keluarnya. Jalan keluar ini dapat Anda terapkan dalam proses pembuatan program di periode berikutnya agar tidak terjadi kegagalan yang sama.

Kegagalan dan kesalahan dalam sebuah bisnis sebenarnya adalah hal yang umum dan wajar. Yang terpenting adalah bagaimana Anda menemukan solusi untuk mengatasi dan mencegahnya terjadi lagi di kemudian hari.

Untuk kesalahan-kesalahan seputar absensi dan sistem penggajian, Anda bisa memanfaatkan aplikasi payroll. Aplikasi seperti Bukugaji akan mengefisienkan proses kerja yang ada dalam bisnis sehingga Anda dapat fokus pada hal-hal lain yang lebih penting termasuk penyusunan program kerja yang baik. Unduh sekarang juga di sini.

Related Posts