Cara Membuat Absensi Karyawan Online di Google Form Dengan Mudah

November 23, 2021
Seputar HRD UMKM
4 menit

Absensi online memberi banyak keuntungan dibandingkan sistem absen konvensional. Ini tutorial cara membuat absensi online di Google Form, gratis dan mudah!

Google tidak hanya berguna sebagai mesin pencari. Anda bisa menemukan banyak kegunaan dari layanan Google, termasuk sebagai penunjang aktivitas bisnis. Ada banyak tool Google yang bisa Anda manfaatkan. Salah satunya adalah dengan cara membuat absensi di Google Form. 

Mengenal Apa itu Google Form

© wikimedia.org

Sebelum mengetahui cara membuat absen di Google Formulir, Anda perlu mengenal apa itu Google Form. Tool ini merupakan layanan gratis yang disediakan oleh Google. Untuk menggunakannya, Anda hanya perlu memiliki akun Google. Biasanya, Google Form kerap digunakan sebagai sarana pengumpulan data untuk melakukan survei secara online atau berbagai tujuan yang lain

Google Form mempunyai kemampuan dalam melakukan pengumpulan informasi secara online dan real time. Anda pun bisa menemukan berbagai input yang bisa digunakan, termasuk di antaranya adalah pilihan ganda, checkbox, teks, dan lain sebagainya. Selain itu, Anda bisa menggunakan berbagai input itu sebagai solusi cara membuat absen di Google Form. 

Kelebihan Menggunakan Google Form untuk Absen Online

Cara membuat absensi di Google Formulir merupakan solusi yang tepat dan memberi banyak manfaat bagi para pelaku usaha, apalagi kalau Anda membandingkannya dengan sistem absensi manual. Ada lima kelebihan yang bisa Anda peroleh lewat penggunaan layanan Google Form, yaitu: 

1. Gratis

Google Form merupakan tool yang bisa Anda pakai secara gratis. Anda tidak perlu mengalokasikan biaya tertentu untuk menggunakan layanan ini. Hal ini tentunya sangat menguntungkan, terutama bagi para pelaku usaha mikro, kecil, dan menengah (UMKM) yang punya modal terbatas. 

2. Bisa Diakses dari Mana Saja dan Kapan Saja

Kelebihan selanjutnya yang bisa Anda dapatkan dengan membuat absensi di Google Formulir adalah kemudahan aksesnya. Anda bisa mengakses data absensi dari mana saja tanpa terhalang oleh jarak. Anda hanya perlu menggunakan laptop atau cukup melalui handphone yang terkoneksi internet, praktis kan? 

3. Memberi Kemudahan dalam Pemantauan Karyawan

Cara membuat absensi di Google Form dengan tanda tangan yang sangat mudah dapat membantu Anda melakukan pemantauan aktivitas kerja para karyawan, apalagi data yang ada di Google Form bersifat real time. Jadi, Anda bisa tahu ketika ada karyawan sering tidak masuk kerja tanpa ada alasan yang jelas. 

4. Memudahkan Rekapitulasi Data

Input data menggunakan Google Form berlangsung secara real time. Oleh karena itu, Anda tidak akan mengalami kesulitan ketika ingin melakukan rekapitulasi data. Anda bisa memperoleh data rekap terkini dari absensi para karyawan. Hal ini akan sangat berguna ketika Anda melakukan perhitungan gaji karyawan. 

5. Perhitungan yang Akurat

Kelebihan yang terakhir adalah proses perhitungan yang cepat dan akurat. Anda tidak akan menjumpai kesalahan dalam perhitungan data absensi. Alasannya, berkas absensi yang digunakan dapat secara langsung dihitung tanpa perlu ada pemindahan data secara manual. 

Tutorial Cara Membuat Absensi Karyawan Online di Google Form

Setelah memahami manfaat penggunaan absensi online di Google Form, Anda tinggal mempraktikkan cara pembuatannya. Ada beberapa langkah yang perlu Anda lakukan, yaitu: 

1. Mengakses Akun Google

Langkah pertama yang perlu Anda lakukan adalah mempersiapkan akun Google yang dipakai untuk keperluan absensi. Akun Google tersebut berguna untuk mengakses Google Drive yang di dalamnya terdapat tool Google Form. Setelah itu, Anda dapat membuat folder baru yang ditujukan untuk penyimpanan berkas absensi. 

2. Membuat Halaman Absensi di Google Form

Kalau sudah berhasil mengakses Google Drive, Anda bisa mengeklik tombol New > Others > Google Form. Anda pun dapat melakukan pengisian formulir absensi sesuai kebutuhan. Biasanya, data absensi karyawan terdiri dari beberapa kolom seperti nama, jam masuk, jam kepulangan, serta aktivitas yang dilakukan. 

Untuk pembuatan kolom-kolom tersebut, Anda bisa menyusun berbagai pertanyaan di Google Form. Sebagai contoh, pertanyaan pertama adalah nama, selanjutnya hari/tanggal, divisi, jam masuk, jam pulang, kegiatan yang dilakukan, dan keterangan. Penambahan pertanyaan dapat Anda lakukan dengan menekan tombol + yang ada di bagian kanan layar. 

Selain itu, Anda juga perlu menggunakan opsi wajib diisi. Opsi ini bisa Anda temukan pada pojok kanan bawah. Selain itu, Anda juga dapat mengatur jawaban yang diberikan dalam berbagai bentuk seperti pilihan ganda, paragraf pendek, checkbox, dropdown, dan lain sebagainya. 

3. Link Absensi

Kalau sebuah pertanyaan sudah Anda tulis, absensi online sudah jadi. Anda perlu menatanya sehingga bisa dibagikan dengan mudah. Caranya, Anda perlu menggunakan pemendek URL. Ada fitur shorten URL dari Google yang bisa Anda pakai. 

Fitur itu bisa Anda temukan dengan menekan tombol Send > Link, dan cek pada opsi Shorten URL. Anda pun bisa membagikan link absensi tersebut kepada para karyawan. 

Cara Melihat Absensi Online

Lalu, bagaimana ketika Anda ingin melihat absensi dan melakukan rekapitulasi data? Untuk melakukannya, Anda dapat mengakses absensi Google Form yang telah dibuat. Selanjutnya, ada tiga langkah sederhana yang perlu Anda ikuti, yaitu: 

  • Buka opsi Respond
  • Klik pada ikon Spreadsheet
  • Ubah nama berkas Spreadsheet. Sebagai contoh, absensi karyawan dan klik tombol Create. Formulir absensi pun sudah terintegrasi dengan berkas spreadsheet tersebut. 

Cara Mencetak Hasil Absensi Online Google Form

Cara membuat absensi online di Google Form memungkinkan Anda memperoleh data absensi yang terintegrasi dengan spreadsheet atau excel. Anda dapat membukanya dengan mengakses folder yang sebelumnya dibuat di Google Drive. 

Lalu, bagaimana kalau ingin mencetak absensi tersebut? Kalau ingin mencetaknya, Anda bisa membuka file tersebut dan memilih opsi Print. Dengan begitu, Anda akan memperoleh hasil cetak absensi semua karyawan. 

Cara membuat absensi online di Google Formulir memang menawarkan banyak kelebihan. Namun, tahukah Anda kalau ada tool serupa yang memberikan keuntungan lebih banyak? Jawabannya bisa Anda temukan di Bukugaji

Bukugaji menyediakan fitur absensi online yang bisa Anda sesuaikan dengan kebutuhan, baik absensi bulanan, mingguan, harian, ataupun shift. Selain itu, Anda bisa pula mengintegrasikannya dengan perhitungan gaji karyawan. 

Dengan Bukugaji, Anda pun tidak perlu menggunakan terlalu banyak tool untuk pengelolaan SDM. Yuk, segera download dan instal Aplikasi Bukugaji! Gratis, lho.

Related Posts