Cara Membuat Absensi Karyawan di Google Classroom Dengan Mudah

November 23, 2021
Seputar HRD UMKM
6 menit

Mengenal Google Classroom


© support.google.com

Absensi dan presensi adalah salah satu data yang penting bagi perusahaan untuk menilai kinerja karyawan. Salah satu tools yang bisa Anda gunakan untuk merekam data presensi karyawan adalah Google Classroom. Walaupun Google Classroom ini merupakan salah satu produk yang dibuat oleh Google untuk mendukung proses pembelajaran, tetapi juga bisa dimanfaatkan oleh umum.

Google Classroom memiliki banyak fitur pendistribusian materi ajar, pengumpulan dan penilaian tugas, dan juga presensi. Presensi kehadiran melalui Google Classroom ini menawarkan banyak kemudahan perekapan data nantinya.

Sebelum kita membahas cara membuat absensi di Google Classroom, mari kita simak dulu apa urgensinya membuat presensi menggunakan Google Classroom.

Apa Perlunya Membuat Presensi pada Google Classroom

Presensi dan absensi karyawan akan jadi salah satu bahan evaluasi yang penting  bagi perusahaan untuk melihat produktivitas karyawan selama rentang waktu tertentu. Presensi bisa berdampak langsung pada jumlah gaji dan hak-hak penghargaan lainnya bagi karyawan. Mencatat presensi menggunakan catatan berbasis kertas tentunya akan lebih sulit dan lebih rentan akan kesalahan. Belum lagi risiko kerusakan dan kehilangan data.

Meski pencatatan manual punya banyak kekurangan, belum semua perusahaan memiliki sistem absensi online. Nah, di sinilah Google Classroom bisa dimanfaatkan. Walaupun sejatinya sistem yang dibuat Google ini ditujukan untuk mendukung proses belajar mengajar, tetapi kita bisa memanfaatkan fitur yang dimilikinya sebagai alternatif cara absensi online.

Keuntungan Menggunakan Google Classroom Untuk Mencatat Presensi

Mungkin hal berikutnya yang ingin Anda ketahui sebelum mempelajari cara membuat absen online di Google Classroom adalah apa keuntungannya menggunakan Google Classroom untuk mencatat presensi karyawan. Apakah layak untuk dicoba?

Platform daring ini menawarkan beberapa keuntungan yang mungkin akan membuat Anda yang ragu-ragu menjadi berubah pikiran, di antaranya:

  1. Memudahkan proses presensi,

Data karyawan bisa disimpan lebih dahulu sebagai peserta kelas, jadi karyawan tinggal mengisi presensi menggunakan akun mereka, tidak perlu memasukkan nama mereka secara manual lagi karena sudah tercatat. Proses ini tentunya lebih memudahkan dan tidak membuat orang yang gagap teknologi sekalipun kesulitan.

  1. Mempersingkat waktu presensi,

Proses presensi menggunakan Google Classroom tidak membutuhkan waktu lama. Tidak sampai satu menit per orang untuk memasukkan kehadirannya. Karyawan tinggal memasukkan opsi kehadiran mereka, dan jika mereka tidak mengisi maka otomatis dicatat alpa.

  1. Hasil presensi secara real-time,

Google Classroom adalah platform daring, sehingga hasil presensi pun bisa dilakukan secara real-time. Anda bisa mengecek siapa saja yang sudah atau belum mengisi presensinya pada jadwal yang ingin Anda lihat. Datanya bisa ditarik kapan saja Anda mau.

  1. Laporan presensi yang rapi,

Ada beberapa pilihan tampilan laporan presensi yang disediakan oleh Google Classroom. Semuanya rapi dan memanjakan visual. Datanya pun akurat dan mudah dibaca.

  1. Data presensi bisa dengan mudah diunduh,

Data-data presensi yang telah dimasukkan ke Google Classroom bisa dengan mudah diunduh dan direkap setelah  beberapa waktu untuk proses evaluasi yang Anda butuhkan.

  1. Proses penyimpanan data yang lebih baik,

Bentuk buku presensi digital yang ditawarkan Google Classroom membuat penyimpanan data lebih baik karena data tersimpan di server Google yang tentunya lebih aman ketimbang buku kertas atau server sendiri yang mungkin saja tidak mampu menampung data yang banyak.

Cara Membuat Absen Online di Google Classroom

Cara membuat absensi online di Google Classroom ini tidak sulit, Anda cukup ikuti langkah-langkah berikut ini:

  1. Pastikan Anda memiliki akun Google. Jika belum, Anda bisa mendaftar melalui beberapa langkah mudah di Google.com.
  2. Buka Google Classroom. Anda bisa menggunakan versi Web di alamat https://classroom.google.com atau mengunduh versi Android di Playstore. Keduanya menawarkan fungsi yang sama hanya sedikit berbeda di tampilan.
  3. Klik tombol “Create Classroom” jika Anda belum membuat kelas, Anda bisa mengisinya dengan nama yang Anda inginkan, misalnya nama perusahaan Anda.
  4. Setelah masuk ke dalam kelas, Anda bisa klik “Tugas Kelas”
  5. Klik tombol  “Create +” untuk menambahkan topik presensi, pilih opsi “Topik”,.
  6. Isikan judul topik presensi yang sesuai lalu klik tombol “Tambahkan”.
  7. Untuk membuat absen online kembali klik tombol “Create +” lalu pilih opsi “Pertanyaan”.
  8. Pada kolom pertanyaan Anda bisa tuliskan “ABSENSI” dan ubah dropdown opsi jenis pertanyaan menjadi “Pilihan Ganda”.
  9. Pada bagian opsi jawaban pertanyaan, Anda bisa tulis opsi seperti “Hadir”,  “Izin”, dan “Sakit”. Anda tidak perlu menambahkan opsi “Alpa” karena karyawan yang tidak mengisi pertanyaan ini akan otomatis dianggap alpa.
  10. Pada bagian poin Anda bisa memilih “Tidak dinilai”.
  11. Pada kolom tenggat waktu, Anda bisa atur kapan saja waktu yang diperbolehkan untuk pengisian presensi.
  12. Setelah semua kolom terisi, Anda bisa menyimpannya dengan menekan tombol “Tanyakan”.
  13. Presensi pada Google Classroom sudah selesai dibuat dan bisa diisi oleh karyawan.

Untuk bisa mengisi presensi di kelas yang telah dibuat, pastikan akun karyawan sudah didaftarkan pada kelas yang tadi sudah Anda buat.

Tidak sulit bukan cara membuat absensi Google Classroom di atas. Alternatif lain yang bisa Anda gunakan untuk presensi para karyawan adalah dengan menggunakan aplikasi pengelolaan karyawan.

Salah satu aplikasi pengelola sumber daya manusia yang bisa Anda coba adalah Bukugaji. Aplikasi berbasis android ini gratis dan mempunyai banyak fitur yang akan memudahkan pengelolaan sumber daya manusia perusahaan. Fitur absensi yang dimiliki Bukugaji bahkan bisa mengatur presensi karyawan dengan jam kerja shift. Selain itu Anda juga bisa mengatur pembayaran gaji dan reimbursement karyawan. Slip gaji yang dibuat oleh Bukugaji juga apik dan rapi. Menarik bukan? Selamat mencoba. Semoga bermanfaat.

Related Posts