Aplikasi Absensi Online Karyawan Solusi Manajemen Terkini

October 8, 2021
Seputar HRD UMKM
4 menit

Situasi pandemi yang telah berlangsung sejak 2020 menggeser model kerja, baik untuk usaha UMKM maupun skala besar. Kebijakan PPKM mengharuskan sebagian besar industri non-esensial bekerja di rumah atau work from home. Keadaan demikian mendorong kemunculan model kerja kolaboratif seperti virtual working serta remote working.

Seiring kasus corona yang perlahan melandai, banyak pelaku usaha masih melanjutkan model kerja tersebut. Di sinilah aplikasi absensi berbasis online berperan penting menunjang aktivitas bisnis Anda. 

Penasaran bagaimana aplikasi absensi ini dapat mempermudah pekerjaan sehari-hari? Ulasan lengkap berikut akan menjawab rasa penasaran Anda. 

Apa Itu Aplikasi Absensi Karyawan Online?

Tangan memegang ponsel
Foto oleh Artem Podrez

Aplikasi absensi online berbasis Android merupakan sistem pencatatan waktu kehadiran karyawan lewat website yang diakses di komputer atau aplikasi smartphone yang sudah terkoneksi internet. Cara kerja aplikasi ini sederhana. Cukup download absensi karyawan gratis, karyawan tinggal mengetik username dan password untuk menunjukkan kehadiran. 

Dengan aplikasi absensi, pemilik usaha tidak perlu repot mencatat kehadiran setiap karyawan. Anda tinggal melacak kehadiran mereka lewat aplikasi karena sudah terekam dalam sistem. Mudah dan praktis!

Mengapa Tidak Pakai Absensi Manual?

Pria memberikan kertas dan pena kepada wanita
Foto oleh Andrea Piacquadio

Dari istilahnya saja, perbedaan absensi manual dan online sudah terlihat. Perbedaan terbesar ada pada sistem pencatatan yang dilakukan. Absensi manual biasa menggunakan kertas atau sejenisnya dan harus ditulis langsung oleh karyawan bersangkutan, misal lewat tanda tangan.

Absensi manual mungkin bisa menguntungkan karena cukup menghemat biaya, sederhana, dan bisa dilakukan tanpa tergantung listrik maupun akses internet. Namun, sistem absensi manual dapat mempersulit Anda dalam merapikan administrasi pegawai. Belum lagi risiko salah mencatat yang berpengaruh pada akurasi data lainnya, seperti jadwal shift dan penggajian.

Sementara itu, absensi online terkoneksi dengan internet dan dapat dilakukan melalui laptop atau smartphone. Karyawan tinggal menggunakan aplikasi yang memang dipakai oleh pemilik usaha . Sistem online inilah yang akan mempermudah tugas Anda dalam mengelola operasional sehari-hari.

Mengapa Butuh Aplikasi Absensi Online?

Pria memakai jas membawa tas memegang ponsel
Foto oleh Ono Kosuki

Menerapkan program absensi karyawan yang terintegrasi online tentu bukan tanpa alasan. Terlebih lagi, mengingat model kerja kolaboratif bakal jadi tren era normal baru pasca pandemi. Alasan di bawah ini akan menjawab mengapa Anda membutuhkan absensi online.

Merekam data secara real time

Anda dapat mudah dan cepat memantau data kehadiran karyawan saat itu juga. Segera setelah karyawan memasukkan data kehadiran, Anda bisa langsung mengecek apakah ia benar-benar hadir atau tidak.

Mengurangi risiko kesalahan data

Berbeda dengan pencatatan kehadiran manual, aplikasi absensi gratis dapat menekan risiko kesalahan data yang bisa terjadi karena human error. Bermodalkan akurasi data tersebut, Anda bisa mengolah data kehadiran untuk keperluan administrasi lainnya. 

Menghindari terjadinya kecurangan

Sistem absensi manual tidak bisa menutup peluang terjadinya kecurangan, seperti saat karyawan terlambat, titip absen, bolos kerja, maupun pencatatan lembur. Semua data terhubung dengan sistem dan terekam real time sehingga Anda bisa langsung mengetahui ketika ada kecurangan atau sesuatu yang dirasa janggal.

Lebih menghemat waktu

Sistem absensi online lebih menghemat waktu karyawan karena tidak perlu antre di depan mesin presensi. Bahkan, ketika karyawan harus langsung meeting di luar kantor, mereka tetap bisa mencatat kehadirannya. Fitur geo tagging juga mendukung akurasi sehingga mereka tidak bisa berbohong terkait posisinya saat ini.

Meningkatkan produktivitas dan efisiensi kerja

Dengan sistem absensi online, Anda dapat menghapus proses administrasi yang menyita banyak waktu dan melelahkan. Aplikasi kehadiran karyawan online jadi solusi handal dalam mengelola kehadiran karyawan, jadwal shift dan lembur, cuti, penggajian, hingga reimbursement. Semua data terintegrasi dalam satu sistem sehingga laporan rinci dapat tersaji dalam waktu singkat.

Jenis Usaha Pengguna Aplikasi Absensi Online

Wanita menggunakan laptop di atas meja putih
Foto oleh Vlada Karpovich

Jam kerja yang diterapkan oleh pelaku usaha bisa berbeda-beda. Bahkan, beda unit kerja bisa berbeda pula jam kerjanya. Contoh, karyawan operasional kafe punya dua jadwal shift, sedangkan karyawan bagian administrasi masuk pukul 08.00 dan pulang pukul 17.00.

Di usaha pertukangan dan penginapan, penerapan model kerja shift juga memperhitungkan kapan karyawan on atau off. Sulit rasanya membayangkan pencatatan kehadiran kerja dilakukan secara manual dengan situasi demikian.

Berdasarkan jam kerja karyawan, jenis usaha berikut cocok menggunakan aplikasi kehadiran karyawan berbasis online

Usaha  konvensional dengan jam kerja teratur

Termasuk di dalamnya bisnis kuliner, fashion, pendidikan, otomotif, agribisnis, produk kreatif serta  sektor UMKM lain yang memiliki jam kerja teratur. Misalnya, masuk lima hari kerja, dan libur pada akhir pekan.

Model usaha dengan sistem kerja shift

Contoh model usaha dengan  customer service, penginapan, toko, serta kafe dan restoran 24 jam. Sistem kerja dibagi dalam shift dan karyawan bekerja bergiliran, serta memiliki hari libur berbeda-beda.

Model usaha dengan sistem kerja on/off

Anda bisa menemukan sistem kerja on/off pada penginapan, pertukangan atau konstruksi, serta tour & travel. Biasanya, karyawan bekerja dalam rentang waktu panjang dan memperoleh cuti yang sebanding dengan jam kerjanya.

Fitur yang Harus Tersedia

Tangan memengan ponsel
Foto oleh Adrienn

Dengan semua kelebihan yang diuraikan di atas, fitur apa saja yang harus tersedia pada aplikasi kehadiran karyawan secara online?

  1. Fitur mengelola jadwal kerja dan kehadiran karyawan
  2. Absensi mandiri karyawan melalui aplikasi
  3. Laporan absensi karyawan yang terintegrasi sistem dan jadwal
  4. Sistem perhitungan gaji, termasuk tunjangan dan pengurangan dengan akurasi tinggi
  5. Cetak slip gaji profesional yang dapat dikirim melalui WhatsApp
  6. Transfer gaji dengan satu kali klik
  7. Proses reimbursement yang mudah dan simpel

Rekomendasi Aplikasi Absensi Online Gratis Berbasis Android

Anda sudah tahu apa itu aplikasi kehadiran karyawan online, kelebihannya dibandingkan absensi manual, jenis usaha yang bisa menggunakan, serta fitur wajib dalam aplikasi. Lalu, adakah aplikasi absensi karyawan berbasis online yang mampu memenuhi semua kebutuhan Anda selaku pengusaha UMKM?

Bukugaji menghadirkan solusi terbaik bagi pengusaha UMKM yang membutuhkan aplikasi absen online. Selain menawarkan program absensi karyawan, Bukugaji juga memiliki fitur penggajian karyawan dan proses pembayaran gaji yang praktis.

Saat ini, sudah lebih dari 100.000 UMKM Indonesia mengandalkan Bukugaji sebagai partner dalam mengelola operasional harian usahanya. Bersama Bukugaji, pengelolaan absensi, administrasi, dan penggajian karyawan lebih praktis dan efisien.

Mau lebih produktif? Coba Bukugaji secara gratis di sini!

Related Posts